Comment créer une bibliothèque de journaux en 7 étapes (pour enfants et adultes)

Apprendre à créer une bibliothèque de journaux est important pour les étudiants ou les adultes qui possèdent de nombreux fichiers physiques ou numériques et qui doivent trouver un moyen de les organiser.

La méthode utilisée pour créer une bibliothèque de journaux consistait à conserver les copies imprimées dans un tiroir, une boîte ou une étagère. Ces dernières années, d’un fichier physique à un autre, il est devenu un espace virtuel, un référentiel numérique de périodiques.

Cette nouvelle forme de stockage réduit considérablement le temps de recherche d'une publication particulière, ainsi que la quantité de papier stocké à la fois dans les bureaux des journaux et des magazines eux-mêmes et dans les bibliothèques. Moins de papier économisé, moins d'espace requis. Cet article fait référence à une bibliothèque de journaux numériques.

Cependant, il existe encore des bibliothèques de journaux en physique car elles sont utiles. Si vous devez en créer un comme celui-ci, l’important est que l’espace soit suffisant, tant du point de vue de la taille que des conditions environnementales, car le niveau d’humidité doit être aussi proche que possible. à 0%.

De même, l'éclairage et la ventilation doivent être pris en charge car, au fil des années, ces éléments dégradent le papier et peuvent altérer le contenu.

Un autre avantage est que, dans ce format, les informations peuvent être placées sur un site Web. On les trouve dans les bibliothèques, les centres éducatifs. De nos jours, il existe également des archives de journaux gouvernementaux.

Les archives de journaux deviennent une source d’informations historiques et organisées utiles pour les enquêtes documentaires de nature journalistique, voire scientifique. Les informations disponibles permettent de voir rétrospectivement des événements de grande ampleur à un moment donné.

Pour cette raison, il est important que l'un des critères fondamentaux au moment de la préparation du fichier soit la facilité d'accès à l'information.

Un utilisateur doit trouver ce qu'il cherche rapidement et facilement. Vous voudrez peut-être aussi connaître les 20 principaux journaux de gauche et de droite, qui seront très utiles pour votre collection.

7 étapes pour monter votre propre bibliothèque de journaux

1- Sélectionnez les publications

Cette étape semble évidente, mais elle constitue la base du processus car elle déterminera le type de bibliothèque de journaux dont on parle, ainsi que la qualité et l’ancienneté des informations qui y seront trouvées.

Idéalement, il devrait y avoir du matériel avec des publications continues d'au moins trois ans, mais ce n'est pas une règle sine qua non.

Dans le cas d'inclure des publications par abonnement, il est important d'effectuer les renouvellements respectifs le cas échéant et de conserver un contrôle écrit des échéances de ces abonnements.

2- Numériser les données

Comme dans la plupart des cas, en numérisation, l'investissement dans les processus et les équipements équivaut à une qualité supérieure du résultat, c'est-à-dire à des images de haute qualité.

En investissant dans un équipement de numérisation de pointe (par exemple, des scanneurs couleur A0 permettant la numérisation de pages jusqu'à un mètre carré), vous obtiendrez des images numériques de très haute qualité.

Une attention particulière doit également être portée au processus de numérisation afin d'être aussi efficace que possible, ce qui inclut des contrôles de qualité tout au long du processus.

Cela permettra d'obtenir de meilleurs résultats en moins de temps et sans qu'il soit nécessaire de répéter le travail.

3- Organiser l'information

Bien que l'ordre chronologique semble être le plus pratique et, en fait, le plus courant, une bibliothèque de journaux peut obéir à un autre système organisationnel. L'important est que l'information soit facile à rechercher et à trouver.

Généralement, les publications sont triées alphabétiquement par titre, puis par date. C'est-à-dire qu'il existe une hiérarchie d'organisation selon laquelle la première chose à faire est de les classer par ordre alphabétique, puis, dans chaque titre de publication, il est classé par ordre chronologique.

Il convient de noter que les articles définis initialement ne sont pas pris en compte dans l'alphabétisation (en espagnol: el, la, los, las; en anglais: the; en français: l ', le, la, les; en portugais: o, a, os, comme en italien: il, lo, gli, gl, la, le, l 'en allemand: das, die.

4- Créer un index

Une fois les journaux numérisés, des systèmes tels que la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) vous permettent de "lire" les pages et de créer une version texte de ce qui y est affiché.

Cette information est entrée dans le système de recherche Web et l'utilisateur pourra rechercher des milliards de mots en quelques secondes.

5- Développer l'espace sur le web

Une fois les informations sélectionnées, numérisées et organisées, il est temps de les mettre à la disposition du public par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien. Il est important d'inclure un filtre de recherche aussi optimal et facile à utiliser que possible.

L'ajout d'informations intéressantes transformera constamment votre site en un site Web facilement localisé dans les différents moteurs de recherche Internet. À cet objectif, il contribue également à inclure des images zoomées des pages consultées.

6- Conseil en gestion de projet

Si la bibliothèque de journaux est institutionnelle, il convient de sélectionner un responsable de projet doté de suffisamment d'autorité pour prendre les décisions nécessaires au moment de la sélection, de la numérisation, de la sauvegarde et du partage de l'information.

7- Conseils sur la gestion des ressources

Le stockage d'informations dans le cloud ou sur un serveur est également une décision importante.

Dans tous les cas, vous devez avoir une copie de sauvegarde du fichier complet pour éviter les pertes en cas de défaillance technique. Les données numériques ne sont pas plus sécurisées que le ou les serveurs sur lesquels elles sont conservées.

Si vous ne disposez pas d'un serveur suffisamment volumineux, il est préférable d'effectuer une sauvegarde physique des données. Vous devez également choisir des mots-clés et une base de données facilitant la recherche.

Après avoir décidé s'il s'agit d'informations ouvertes ou restreintes, vous devez choisir des clés sécurisées pour gérer les accès.

À ce stade, il est nécessaire d'insister pour que les utilisateurs puissent lire et rechercher des fichiers facilement, où qu'ils se trouvent. Les informations que l'utilisateur ne peut pas atteindre sont inutiles.

Nous devons également tenir compte des coûts liés à la numérisation des données, ainsi que de leur sécurité, de leur accessibilité et de leur mise à jour constante.

Bien qu'il soit probable que des subventions soient accordées pour la phase initiale du projet, le défi consiste à les obtenir pour les opérations quotidiennes.

De même, il est nécessaire de prendre en compte les règles d'accès et de prêt lorsque vous parlez de fichier physique ou lorsqu'il s'agit d'un fichier virtuel à accès restreint. Cependant, la tendance actuelle est qu'il s'agisse de données ouvertes et d'un accès gratuit.

Là encore, pour qu'une bibliothèque de journaux soit utile, il faut tenir compte de la qualité des informations collectées en termes de contenu et de fidélité de l'image, mais surtout de sa convivialité. Par conséquent, l'effort principal devrait viser à organiser l'information aussi clairement que possible.

À titre d'exemple, nous pouvons citer la Coalition internationale des journaux (ICON), un projet international de numérisation de journaux qui vise à préserver et à améliorer l'accès aux journaux dans le monde entier.