Comment est l'organigramme d'un hôtel? (et ses fonctions)

L' organigramme d'un hôtel représente les tâches qu'un hôtel a besoin pour mener à bien ses processus de travail, sa mission, sa vision et ses valeurs.

Chaque hôtel, qu'il soit petit, moyen ou grand, a besoin d'une structure organisationnelle pour mener à bien ses opérations quotidiennes. Il est utilisé pour diviser les tâches, spécifier le travail de chaque département et déléguer les pouvoirs au sein des départements et entre eux.

L'organigramme ci-dessus est caractéristique d'un hôtel 5 étoiles, même si un hôtel 4 étoiles peut avoir le même nombre d'appartements ou plus. Le nombre d'étoiles peut descendre ou monter indépendamment du nombre de départements.

Par exemple, l'hôtel «NY King» pourrait conserver tous les appartements et passer de 4 à 5 étoiles. Ou vice et versa; descendre de 5 à 4 étoiles et maintenir tous les départements.

Le nombre d'appartements variera en fonction des services offerts par l'hôtel. Peut-être un hôtel de luxe (5 étoiles) dispose-t-il de services touristiques pour les clients, d'une salle de sport, d'une piscine, de courts de tennis, d'un SPA, d'une discothèque ... Un autre hôtel de taille inférieure n'aura pas ces services supplémentaires et n'aura donc pas besoin d'autant d'employés, ce qui réduira départements.

Les postes les plus fréquents dans un hôtel sont les suivants: directeur, directeur du marketing, directeur de la comptabilité, directeur du personnel, directeur de l’ingénierie, directeur des achats, gérant de la salle et gérant du restaurant.

De ces postes sont générés d’autres qui sont inférieurs mais non moins importants pour remplir la fonction principale de l’hôtel; accueillir des clients offrant la plus haute qualité possible, en fonction du nombre d'étoiles de chaque hôtel.

Qui est responsable de l'organisation d'un hôtel?

Normalement, le responsable de l'organigramme d'une entreprise est le directeur des ressources humaines.

En plus de l'organigramme, vous devez définir des postes bien définis dans la "description de poste" afin que les fonctions de chaque employé soient bien définies. Cela sera essentiel pour embaucher de nouveaux employés et pour que chaque employé sache quoi faire.

D'autre part, certains hôtels ont des fonctions de ressources humaines externalisées, en particulier les petits hôtels qui ne font pas partie des chaînes hôtelières.

Emplois courants dans un hôtel et ses fonctions

1- Directeur Général / Directeur Hôtelier

C'est la position de la plus grande responsabilité:

• Il est responsable de l'administration, du contrôle et du développement de l'hôtel en s'assurant que tous les autres départements fonctionnent de la meilleure façon possible.
• Il définit les politiques de l'entreprise et les objectifs à atteindre.
• Vérifiez que chaque service atteint les objectifs fixés et fournit une excellente qualité de service.
• Gère la gestion des ressources humaines, le marketing, la sécurité, la qualité et la coordination de tous les aspects nécessaires au bon fonctionnement de l'hôtel.

2- Directeur des ventes

En plus de compléter les autres départements principaux, sa fonction principale est de se lancer dans la vente et la publicité:

• Trouver des clients
• Présent à l'entreprise.
• Offrir les services.
• Fermer les accords avec les clients.
• Développer des stratégies publicitaires.
• Promouvoir les services hôteliers.
• Rechercher des clients potentiels.
• Communiquez les résultats des ventes au service de la comptabilité et des finances.

Assistante Commerciale

L'objectif principal de ce poste est de soutenir le travail de son supérieur, le responsable et / ou le responsable des ventes, afin de contrôler, classer et commander les ventes réalisées, ainsi que de collecter les factures afin de mener à bien les procédures prévues dans l'ordre administratif.

Le service des chambres est chargé de capturer les demandes de réservation et le service clientèle à cet effet, ainsi que de contrôler les chèques et les paiements correspondants.

Vous devez également vous assurer que les chambres sont propres et travaillent en étroite coordination avec les réceptionnistes et les femmes de ménage.

Ils ont pour tâche de déterminer la disponibilité des chambres et de prendre et confirmer les réservations.

Le superviseur ou le responsable des réservations est chargé de diriger le bon fonctionnement du service et les agents de réservation assument les fonctions de suivi des réservations par tous les moyens (moyens de communication, réservations de groupe, réservations en ligne, visites en ligne, opérateurs, etc.). etc.), gérez les fonds provenant des dépôts correspondants et garantissez les réservations effectuées.

Directeur des ventes

C'est l'un des emplois les plus importants car il est responsable d'un portefeuille de vendeurs à qui il faut dire quoi faire.

Il est responsable de ce que chacun de ses employés fait, il doit connaître le mouvement de tous les comptes et s’ils rencontrent un problème, il doit en assumer la responsabilité.

Vous devez fournir un index détaillé des relevés de comptes et prendre l’initiative d’obtenir des comptes importants pour votre entreprise.

Le succès ou l’échec de la société dépend d’eux, c’est une position très complexe qui exige un niveau extrême d’engagement et de responsabilité.

3- Gestionnaire de services

Il est responsable de la supervision du département des services:

• Contrôler les coûts
• Obtenez une clientèle fidèle
• Promouvoir de bonnes relations entre les employés.
• Résoudre les doutes et les préoccupations des services de tous les clients.
• Atteindre les objectifs de vente
• Donnez l'exemple en respectant les normes éthiques.
• S'assurer qu'un haut niveau de qualité est offert et que l'entreprise est rentable.

Administration et finances

Il s’agit d’un poste important, car vous avez le contrôle des questions administratives. Vous devez donc vous mettre d’accord avec le directeur général sur la manière dont les problèmes seront distribués et vous informer des différentes étapes et événements qui les concernent.

Vous devez gérer les ressources financières, les budgets, les dépenses, les dépenses et les investissements en liaison avec les directions et les unités de la société.

Supervise la gestion des ressources financières, coordonne les trusts réglementés par le gouvernement, supervise les processus liés à l'administration du personnel.

Enregistré et assure la fourniture et l’acquisition des services matériels, patrimoniaux et généraux de la société.

Stratégies d'affaires

Comme son nom l'indique, il est responsable de la création de stratégies et de projets visant à intégrer de nouveaux marchés et à renforcer les forces de l'entreprise, ainsi qu'à améliorer l'expérience et les connaissances de chaque membre de l'association ou de l'organisation.

Sa fonction principale est axée sur la responsabilité directe des activités de vente de l'entreprise, de la gestion du marketing, de la promotion et de la distribution, de la planification des ventes, de l'organisation des différentes distributions.

Attribuez des objectifs à atteindre en ce qui concerne les ventes en fonction des produits et des zones, créez des plans stratégiques pour améliorer le succès de l'entreprise, étudiez les clients et les sites qu'il serait peut-être plus approprié de promouvoir.

Cela favorise un environnement de travail d'équipe qui favorise l'esprit de vente du personnel en charge.

Analyser les causes possibles des problèmes et des plaintes des clients.

Politiques de conception pour déterminer les prix et les conditions de vente.

Créez des plans pour augmenter les progrès de formation des personnes de votre département.

Il est responsable de la réception, du filtrage et de la distribution des différentes procédures et des améliorations en termes de qualité de service.

Contrôleur et comptabilité

Département responsable de l'analyse et du contrôle des opérations financières et comptables.

Il s’occupe également de la préparation des budgets annuels, des prévisions de recettes, des états financiers, de la création de rapports sur la situation financière, des audits du bureau du contrôleur, etc.

achats

C'est un poste très important pour le bon développement du travail dans l'entreprise car ils sont responsables de la chaîne d'approvisionnement et achètent tous les biens nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement.

Il peut s’agir d’achats pour l’utilisation de la société comme pour la revente et / ou de matières premières pour la production de leurs propres produits.

Ce poste comprend également l’achat de services liés au transport ou au marketing.

Ils sont chargés de l’utilisation des systèmes d’information et informatiques pour la gestion de l’organisation.

Ils planifient et dirigent toutes les activités liées à l'informatique et à la technologie dans l'entreprise pour laquelle ils travaillent.

Déterminez les objectifs commerciaux pour la conception de plans visant à atteindre les objectifs précédemment définis.

4- Directeur adjoint

Il est chargé de remplir toutes les tâches du responsable en cas d'absence de ce dernier.

En général, il ne prend pas de décisions importantes sans consulter au préalable le responsable, mais il doit prendre une décision concernant les problèmes courants et courants pouvant survenir lors du développement normal de l'hôtel.

Il doit être formé avec toutes les informations et connaissances nécessaires pour occuper un poste aussi important, pour connaître toutes les fonctions, le personnel, ses tâches, ses remplacements, etc.

En outre, la connaissance de la réglementation légale est une chose qui ne peut pas manquer pour éviter d’avoir des ennuis avec la loi.

Vous devez résoudre rapidement le problème et avoir un plan B pour tout au cas où les choses ne se passeraient pas comme prévu.

Chef de division

Votre travail consiste à planifier, superviser et contrôler que chacune des politiques opérationnelles liées à votre région est appliquée:

• Planifier et superviser le fonctionnement des groupes et des conventions.
• Analyser les statistiques mensuelles.
• Établissez des normes pour la fourniture de services dans votre région.
• Recevez les plaintes concernant votre région.
• Coordonne avec le responsable de la maintenance la bonne exécution de son travail.

Chef de réception

Organiser et contrôler les tâches du service d'accueil:

• Il prépare le planning du personnel en charge.
• Gérer les plaintes.
• Il communique avec les autres départements si nécessaire.
• Ils prennent soin du client et résolvent tout doute ou préoccupation.
• Il est le principal responsable des contacts avec le client.

Gouvernante

Ce service a le plus grand nombre d'employés en charge de tout l'hôtel et est principalement responsable du nettoyage de tout l'établissement: les espaces communs de l'hôtel et les couloirs, les bureaux, les chambres, etc.

Cette position est extrêmement importante car la propreté est la lettre de présentation d'un hôtel, cela dépend pour beaucoup du succès ou de l'échec.

Devraient recevoir une formation, les employés devraient être amicaux et transmettre de la chaleur aux invités.

Gestionnaire de nourriture et de boissons

Il est chargé de superviser la préparation et la décoration de chacun des plats et des boissons préparés dans le coin cuisine de l'hôtel, conformément aux recettes et aux normes précédemment établies par l'hôtel.

Assurer le bon développement des fonctions des autres employés, une bonne gestion des fournitures, éviter le gaspillage de matériel, préparer le menu, superviser la zone des desserts, les boissons alcoolisées, l'inventaire général, etc.

Doit faire les acquisitions nécessaires et contrôler les entrepôts.

Soyez en contrôle de tout le personnel sous votre responsabilité.

Capitaine d'attention au public

Responsable envers le responsable du bon fonctionnement des services offerts par le restaurant ou la cafétéria.

• Recevez le client.
• L'accompagne à la table.
• Obtenez des suggestions
• Feu le diner.
• Vérifiez que tout le monde fait son travail.
• Vérifiez les fournitures.
• Assister les serveurs si nécessaire.

Il est responsable du contrôle du personnel, de la création des menus, du suivi de l'utilisation rationnelle des matières premières et autres biens, du contrôle de la production et de la qualité de la vaisselle, de la définition des horaires de travail des autres travailleurs placés sous leur responsabilité.

Directeur des services généraux

Il est chargé d'élaborer un programme annuel d'entretien et de prévention de la machinerie et de l'équipement.

Prendre toutes les mesures nécessaires pour maintenir et améliorer les conditions architecturales du bien.

Administration des services de base, soutenir les zones qui l'intègrent, garantir la sécurité du bien et de ses occupants, gérer la commission de sécurité et d'hygiène.

Responsable de la maintenance

• Il doit résoudre tous les problèmes qui surviennent en un temps record afin que la production ne soit pas interrompue.
• Vous devez organiser et coordonner les ordres de travail de maintenance pour tout le personnel à votre charge.
• Il coordonne la livraison et la réception du matériel nécessaire à la réalisation des travaux de maintenance.
• Vérifier l'ordre et la qualité du travail effectué.
• Autoriser l'enlèvement des matériaux stockés dans l'entrepôt.
• Si nécessaire, dispenser une formation sur les équipements, matériels et outils présents dans les installations.

Chef de la sécurité

Il est responsable de la prévention des risques professionnels.

• Analyser les situations de risque possibles.
• Élaborer des plans de sécurité.
• Inspectez l'équipe.
• Supervise les systèmes.
• Assure la sécurité des clients et des employés.
• Préparer des rapports sur tout ce qui a été fait et sur ce qui s'est passé.
• Contrôle de stationnement

Chef de jardinage

En charge de tout ce qui concerne le jardin et son entretien.

Responsable administratif

Sa fonction est de planifier et de diriger la gestion administrative de l'entreprise.

• Gérer les relations avec les fournisseurs.
• Contrôle disciplinaire du personnel.
• Créer des stratégies de production, etc.

Responsable des ressources humaines

Il est responsable de tout ce qui concerne le contrôle des ressources humaines et travaille en contact direct avec la direction générale et les autres responsables.

• Vous devez maintenir un environnement de travail favorable.
• Organiser les sous-systèmes RH
• Médiation des conflits entre les employés.
• Assurer le bien-être des relations entre employés et entreprise.

Responsable de l'entrepôt

Il contrôle les entrées et les sorties de tous les matériaux, équipements, produits, outils et en général de tous les biens appartenant à l'entreprise.

Il effectue également des audits et des inventaires pour un contrôle correct et efficace.

Assistant comptable

Leurs tâches sont liées aux tâches de comptabilité, parmi certaines de ses nombreuses fonctions, on peut trouver:

• Gestion des stocks
• Paiement des services.
• Déclarations fiscales.

Auxiliaire administratif

Ses fonctions principales sont:

• Traiter la correspondance, recevoir des documents, répondre aux appels, visiter, archiver des documents, traiter des dossiers, mettre à jour l'ordre du jour, etc.

Un autre schéma est: