Protocole métier: caractéristiques, à quoi ça sert, exemples

Le protocole commercial est un ensemble de normes sociales et formelles adoptées par une entreprise à des fins de conformité. Sa fonction est de définir des règles de conduite et des limites qui régissent les actions de tous les membres de la société.

Cet organe normatif, normalement inclus dans un manuel ou un document, réglemente généralement le comportement interne et externe de l'entreprise. C'est un code de conduite établi dans la culture organisationnelle de l'entreprise.

Le protocole commercial établit les règles de coexistence entre les différents niveaux de travail de l'entreprise et les critères de communication qui doivent prévaloir à l'extérieur de celle-ci.

Les protocoles métier respectent les règles et les étapes à suivre pour la planification, le développement et le contrôle des actions exécutées par une entreprise. Ces règles peuvent inclure des règles établies par l'État.

Un exemple de protocole commercial est la façon dont une secrétaire répond à un appel téléphonique avec cordialité. Aussi, le traitement respectueux du conducteur d'une entreprise de transport en prenant un passager à l'aéroport.

Caractéristiques du protocole commercial

Avant de citer les caractéristiques du protocole commercial, l’origine du terme doit être clairement indiquée afin de mieux définir son contenu.

Le protocole vient du latin " protos ", qui signifie "ce qui précède quelque chose", et " kollos ", qui désigne l'action de coller ou d'adhérer à quelque chose.

Le dictionnaire de l’Académie royale de la langue espagnole, dans l’un de ses sens, le définit comme "un ensemble de règles établies par des règles ou des usages pour les cérémonies et les actes officiels ou solennels".

Un protocole est une description des normes de comportement à respecter dans une entreprise ou une institution. Il décrit les règles de comportement et les procédures à suivre pour effectuer une action ou dans une situation donnée.

Le protocole d’entreprise doit transmettre aux clients l’essence même de la société. C’est pourquoi il fait partie de sa philosophie et de son image. Il existe différents types de protocoles: commercial, religieux, officiel, sportif, social, etc.

Les caractéristiques d’un bon protocole commercial sont

1- Il n'est pas réglementé par la loi, mais il est strictement conforme à la société par ses membres.

2- C'est pratique, car cela régule les situations habituelles dans l'entreprise. De cette manière, on évite que ce soit un document banal sans respect du travail.

3- Il est accessible à tous les membres de l'organisation, car il établit des directives de comportement pour chaque situation de travail.

4- C'est compréhensible, car il doit être écrit dans un langage clair pour que tous les employés de l'entreprise s'assimilent et se conforment sans excuse.

5- Il est flexible, en principe, car les règles établies doivent être adaptées à chaque situation de l'entreprise, même en temps de crise. Mais aussi parce qu'ils peuvent varier dans le temps et s'adapter aux changements.

A quoi sert le protocole métier?

Fixer des règles de conduite

Définir les directives de comportement au sein d'une entreprise dans un manuel de protocole sert à réguler le comportement de ses membres et à créer une culture organisationnelle.

Sans protocole, les relations de travail et la communication entre l'entreprise et les clients seraient un chaos total. Il n'y aurait aucun respect pour les hiérarchies et l'absence d'un code de comportement entraînerait un manque de respect constant et des confrontations internes.

L'ordre hiérarchique sans protocole métier ne pouvait pas être rempli, ce qui modifiait la structure organisationnelle de l'entreprise.

Guide pour les activités sociales

Du point de vue du label, le protocole est également nécessaire pour l'organisation et la réalisation d'activités sociales pertinentes pour l'entreprise.

Le protocole contribue à consolider le prestige de l'entreprise parmi ses employés et ses collaborateurs: clients, actionnaires, fournisseurs, autorités, etc.

Établir l'image de l'entreprise

Cela fait partie de l'image de marque de l'entreprise car il guide et canalise les actions positives des membres de l'entreprise. L'image d'une entreprise ne dépend pas uniquement du produit ou du service en soi qu'elle fournit; mais de la totalité des éléments qui tournent autour de cela.

Le protocole est utile et nécessaire pour les entreprises car il contribue à améliorer les relations humaines et renforce leur image de marque. Lorsqu'il s'étend à tous les secteurs de l'organisation, il contribue à créer un environnement de travail sain et harmonieux.

Créer la culture d'entreprise

Il crée également une culture d'entreprise et de travail en sensibilisant les travailleurs et les gestionnaires à la nécessité de s'intégrer et de collaborer aux objectifs de l'organisation. Cela permet également de guider les relations des représentants de l'entreprise avec leurs collaborateurs et leurs clients.

Exemples de protocole d'entreprise

Le protocole commercial couvre les procédures établies dans l'organisation de l'entreprise pour organiser des événements: réunions, visites, conférences, négociations, événements protocolaires, etc.

Mais cela implique également le mode de communication (communication interne) entre les membres de l’organisation et avec les clients et les entités connexes (communication externe). Cela comprend la manière dont on répond à un appel téléphonique, la manière de porter l'uniforme ou la façon de s'habiller.

De même, il inclut le style d'écriture d'une lettre ou d'un courrier électronique et tous les éléments nécessaires pour renforcer l'image de marque de l'entreprise.

Un exemple de protocole d'entreprise est la réception d'un appel téléphonique. Sous la forme de réponses, de salutations et de présentations, il existe une culture d'entreprise tout entière. Il s’agit donc d’un élément intimement lié à l’entreprise ou à l’image de marque.

Protocole en appel téléphonique

- Bonjour Monsieur / Madame

- Je suis Judith, comment puis-je aider / servir?

- Je vais examiner votre cas, s'il vous plaît, ne vous retirez pas.

- Merci d'avoir appelé, nous sommes à votre service.

- Bonne journée Sr / Sra.

Protocole de présentation, salutation et adieu

  • Levez-vous lorsque vous saluez.
  • Serrer la main avec subtilité et sourire.
  • Évitez les bisous et les câlins expansifs.
  • Regardez la personne dans les yeux quand vous parlez.
  • Évitez le tuteo et l'utilisation de termes familiers.
  • Soyez cordial et gentil dans la transaction.
  • Essayez d'appeler la personne par son nom si elle le sait.
  • Évitez les excès de confiance.
  • Évitez de trop parler de vous et de votre vie personnelle.

Protocole de vêtements

  • Ne pas utiliser de vêtements inappropriés ou attirer trop d'attention.
  • Utilisez des vêtements qui complètent votre personnalité.
  • Utilisez des tailles de vêtements appropriées.
  • Robe avec cravate / veste / jupe / chemisier.
  • Les hommes doivent se raser correctement et prendre soin de leur apparence physique.
  • Les femmes se maquillent correctement.
  • Gardez les mains et les ongles propres et soignés.
  • Utilisez des parfums ou des lotions discrètes.