Minutes administratives: qui participe, contenu et exemples

Un acte administratif est le document dans lequel les faits survenus à un travailleur ou à un groupe de travailleurs sont consignés par écrit et en tant que preuve documentaire. Ce sont généralement des enregistrements de situations de travail irrégulières ou de non-respect de normes entraînant des sanctions.

Les irrégularités enregistrées dans les actes administratifs doivent relever de celles prévues dans la réglementation du travail applicable; c'est-à-dire qu'ils doivent être reflétés dans le contrat de travail, ainsi que dans la loi fédérale sur le travail et le règlement intérieur du travail.

Quelle est la valeur des dossiers administratifs?

La documentation des incidents de travail pertinents dans les dossiers administratifs est une pratique fortement recommandée, car ils peuvent être utilisés "a posteriori" de deux manières:

- accréditer les faits devant les conseils de conciliation et d'arbitrage en cas de conflit du travail.

- accréditer le profil des employés les plus haut placés en cas de licenciement, ce profil étant évalué indépendamment de la cause établie pour mettre fin au contrat de travail.

Qui sont les participants d'un acte administratif?

Il est essentiel de déterminer le but de la rédaction d'un acte administratif afin de déterminer qui doivent être les participants qui doivent démontrer et signer le document.

Ces objectifs peuvent être:

- Détailler la violation d'une obligation de travail.

- Détaillez une sanction de travail.

- Détail d'un renvoi.

Normalement, les participants sont, logiquement, des travailleurs et des témoins, mais également le représentant de l'entreprise qui est généralement celle qui appelle la réunion à l'origine de l'acte administratif ultérieur. Il est essentiel de documenter en détail qui étaient les assistants afin de garantir la validité de l'acte administratif.

Quel est le contenu requis pour un acte administratif?

Voici les données de base que les services des ressources humaines doivent enregistrer dans les dossiers administratifs:

- Domicile de l'entreprise ou du lieu où se déroulent les événements couverts par l'acte administratif.

- Date et heure.

- Participants ou participants.

- raison de l'explication.

- Déclarations (ouvriers et témoins).

- Détail de la documentation accompagnant les déclarations des témoins et d’autres témoins.

- Clôture du procès-verbal reflétant l'heure et la signature des participants.

- En cas d'actes administratifs liés à des sanctions à l'encontre de travailleurs, ceux-ci doivent être conservés dans le dossier du travailleur sanctionné.

Des exemples

Premier exemple

«À Mexico, le 8 décembre 2017 à 8h00, dans les bureaux de la division des ressources humaines d’Empresa Madnus SA, située au n ° 10 de la Calle Los Rosales, au Mexique, M. Pedro Pérez, directeur général; María Romero, assistante administrative; Rosa Cali, responsable des ressources humaines; et Sergio Arcade, secrétaire du Syndicat, chargé d'enquêter sur les événements survenus le 7 décembre de l'année en cours à 10 heures, à propos du travailleur Javier Sánchez, opérateur.

Mme Maria Romero a déclaré ce qui suit: le 7 décembre, le travailleur Javier Sánchez est arrivé dans les locaux de l'entreprise avec une heure de retard et dans un état d'intoxication évident, en proférant des insultes qu'il préfère ne pas répéter devant les personnes présentes. Puis, après avoir vomi sur le bureau de la réception, Javier Sánchez était inconscient sur le sol.

M. Javier Sánchez a déclaré que: le 7 décembre, il est arrivé en retard à son travail. Malgré son indisposition, il était déterminé à l'exécuter alors qu'il se trouvait encore pire, il a commencé à vomir et est tombé inconscient sur le sol. M. Sánchez insiste pour nier qu'il était ivre ou insultant.

Après avoir informé les participants du motif de la réunion et de la levée du présent acte avec la sanction suivante (détail de la procédure de sanction selon le règlement de travail interne de la société) pour Javier Sánchez et les déclarations antérieures, il est mis fin à leurs déclarations; le présent acte administratif qui est signé de conformité par les participants ».

Deuxième exemple

«Etre 11 h 45 le 12 mai 2017 dans la rue de la Colina n ° 8 au siège de la société Rocali SA et avec la présence de JA Martínez en sa qualité de gardien / gardien, M. Serrano en tant que responsable des ressources humaines et Marina Carmona en tant que secrétaire / administrative pour procéder à la levée de cet acte administratif suite aux événements survenus le 12 mai 2017 à 09h00 dans les locaux de la société Rocali SA, au sein du département des ressources humaines.

Marina Carmona déclare qu'aujourd'hui, le 12 mai 2017, lorsqu'elle est arrivée dans les locaux de la société Rocali SA, elle a été arrêtée à la porte d'entrée par le gardien JA Martínez pour lui dire qu'elle ne pouvait pas passer car elle n'en faisait pas partie. des employés de la société, à qui la Marina Carmona a affirmé qu’elle n’était pas au courant de la résiliation de ce contrat.

Après avoir lutté pendant quelques instants, Marina Carmona a pu accéder aux installations de la société Rocali, SA. Elle est arrivée rapidement et très agitée jusqu’au bureau de M. Serrano pour demander le motif du licenciement.

Un peu plus tard, le responsable des ressources humaines, M. Serrano, assista à la réunion. Il alléguait ne pas avoir connaissance du licenciement mais le vérifiait.

Après avoir consulté la base de données, M. Serrano est retourné à son bureau pour informer Marina Carmona que c'était une erreur, car un autre employé, Marina Garcia, avait été congédié. Il demanda des excuses diligentes pour la regrettable erreur qu'il avait commise et lui dit que s'il en avait besoin, il établirait un dossier administratif de manière à ce qu'il n'ait aucun problème, car il était en retard pour son travail.

Le présent est levé à la demande des personnes concernées.

Marina Carmona.

M. Serrano.

JA Martinez ».