Conduite régulière: en quoi elle consiste, types et exemples
Le canal habituel est le moyen par lequel les membres d’une organisation communiquent pour transmettre des provisions, des ordres, des demandes, des slogans, des réclamations et des rapports. Il faut bien réfléchir aux conduits utilisés pour effectuer les différentes tâches: utiliser un conduit inapproprié peut avoir des conséquences négatives.
Les messages complexes nécessitent des canaux réguliers, plus riches, qui facilitent l’interaction pour assurer la clarté. Dans ce réseau appelé communication, un gestionnaire devient un lien. Les décisions et les ordres sont dirigés vers le haut, le bas ou de côté, en fonction de la position du responsable dans le réseau de communication.
Un bon manager doit inspirer, diriger et organiser efficacement ses employés. Pour cela, les meilleurs outils sont les mots parlés et écrits. Pour qu'il y ait une bonne circulation de l'information et qu'un responsable gère ses employés, il doit exister un canal régulier efficace.
En quoi consiste?
Dans une organisation, les informations circulent vers le haut, le bas et vers les côtés. Ce flux d'informations est appelé communication. Les canaux réguliers font référence à la manière dont cette information circule au sein de l'organisation et avec d'autres organisations.
Le mécanisme de rétroaction entre la direction et les employés est un élément important du processus de communication.
Grâce à ce mécanisme, les employés informent les responsables qu’ils ont compris la tâche à accomplir. D'autre part, les gestionnaires donnent aux employés des commentaires et des indications sur leur travail.
Signification
Une rupture dans le canal habituel entraîne un flux d'informations inefficace: les employés ne savent pas ce que l'entreprise attend d'eux, ils ne sont pas informés de ce qui se passe dans l'entreprise.
Cela leur fera soupçonner les raisons de tout changement dans l'entreprise. En outre, sans communication efficace, les employés soutiennent davantage leur service que celui de l'entreprise, ce qui affecte leur prise de décision et leur productivité.
En fin de compte, cela nuit également aux objectifs généraux de l’organisation. Par conséquent, pour qu'une organisation fonctionne efficacement, un bon gestionnaire doit être capable de communiquer à ses employés ce que l'on attend d'eux.
Vous devez également vous assurer que les employés sont au courant des politiques de l'entreprise et de tout changement futur.
Par conséquent, les gestionnaires doivent mettre en place un canal régulier efficace pour optimiser la productivité des travailleurs afin d’assurer le bon fonctionnement de l’organisation.
Types
Conduits réguliers formels
Un canal régulier officiel transmet des informations telles que les objectifs, les politiques et les procédures d'une organisation. Les messages dans ce type de conduit régulier suivent une chaîne de commandement.
Cela signifie que les informations circulent d'un responsable à ses subordonnés, qui les transmettent à leur tour au personnel suivant.
Conduits réguliers informels
Il existe toujours un réseau de communication informel dans un environnement de travail formel. Le réseau de communication formel hiérarchique strict ne peut pas fonctionner efficacement seul. Par conséquent, il existe un autre conduit régulier en dehors de ce réseau.
Bien que ce type de conduit régulier puisse interrompre la chaîne de commandement, un bon gestionnaire doit trouver un juste équilibre entre les canaux formels formels et informels.
Conduits réguliers non officiels
Parfois, la communication au sein d'une organisation est interpersonnelle. Bien que le procès-verbal d’une réunion puisse être un sujet de discussion entre les employés, les programmes sportifs, politiques et télévisés font également partie de leurs conversations.
La conduite régulière non officielle dans une organisation est comme un "club". C'est à travers le club que les rumeurs circulent. Les participants du club forment des groupes, ce qui se traduit par des amitiés en dehors de l'organisation.
Les informations qui circulent dans le club sont très exagérées et peuvent causer une alarme inutile aux employés. Un bon gestionnaire devrait avoir accès aux informations qui circulent dans ce canal non officiel régulier et devrait prendre des mesures positives pour empêcher la diffusion de fausses informations.
Face à face
La communication en face à face ou personnelle est l'un des canaux les plus efficaces pouvant être utilisés au sein d'une organisation.
La présence physique, le ton de la voix et les expressions faciales aident les destinataires d'un message à mieux l'interpréter.
C'est le meilleur moyen d'utiliser des messages complexes ou chargés d'émotion. Il permet une interaction entre le locuteur et les destinataires afin de lever toute ambiguïté.
Communication téléphonique
Un canal de communication téléphonique ordinaire devrait être utilisé lorsqu'un message privé ou plus complexe doit être transmis à un individu ou à un petit groupe.
Certaines personnes au sein d'une organisation peuvent choisir d'utiliser ce canal pour gagner du temps et des efforts pour la coordination d'une réunion en face-à-face.
Communication électronique
Les circuits réguliers de communication électronique couvrent les plateformes de courrier électronique, Internet, intranet et les réseaux sociaux.
C'est une méthode de communication moins personnelle, mais efficace. Lors de l'utilisation de ce conduit, il faut prendre soin de créer des messages clairement et d'éviter l'utilisation de sarcasmes et d'insinuations, à moins que le message ne le demande spécifiquement.
Messages écrits
La communication écrite doit être utilisée lorsqu'un message ne nécessitant pas d'interaction doit être communiqué à un employé ou à un groupe.
Les stratégies, lettres, notes, manuels, avertissements, avis et publicités sont des messages qui fonctionnent bien pour ce canal standard.
Des exemples
- Un exemple de canal formel officiel est le bulletin d’information d’une entreprise, qui fournit aux employés et aux clients une idée claire des objectifs et de la vision de l’entreprise.
- Le transfert d'informations avec mémorandums, rapports, instructions et réunions programmés dans la chaîne de commandement constitue également un canal formel régulier.
- Les canaux réguliers formels sont un plan d’entreprise, une enquête de satisfaction de la clientèle, des rapports annuels, des réunions d’examen.
- L'heure du déjeuner à la cafétéria ou à la cantine de l'organisation est un exemple de canal régulier et informel. Ici, dans une atmosphère détendue, les discussions entre employés sont encouragées.
- Les responsables qui parcourent l'usine et les bureaux et adoptent une attitude amicale pour traiter les demandes des employés sont également des exemples de canaux informels habituels.
- Les cercles de qualité, le travail d'équipe et les différents programmes de formation sont en dehors de la chaîne de commandement; par conséquent, ils entrent dans la catégorie des conduits réguliers informels.
- Les rassemblements sociaux entre employés sont des exemples de canaux non officiels réguliers.
