Communication écrite: caractéristiques, types, éléments, avantages

La communication écrite est tout type d'interaction qui utilise le code écrit. Bien que basé sur le même système d’oralité linguistique, ses propriétés sont différentes. Ainsi, contrairement à d'autres, la forme écrite est totalement conventionnelle. Il doit suivre des modèles définis selon les règles établies par la langue.

D'autre part, la communication écrite est la forme la plus habituelle de communication formelle entre les êtres humains et remplit diverses fonctions sociales. Parmi ses utilisations, il est très souvent utilisé pour documenter divers types d’événements et pour réaliser des interactions interpersonnelles.

En outre, une autre de ses caractéristiques les plus pertinentes est qu’elle ne nécessite pas la présence de l’émetteur et du destinataire dans le même espace et dans le même temps. Par conséquent, le message est reçu sous forme différée et l’interaction de l’écrivain (expéditeur) et du lecteur (destinataire) est très limitée.

D'autre part, la communication écrite est essentiellement une activité créatrice qui nécessite un effort conscient. Cet effort provient des stimuli produits par l'esprit.

En cela, il diffère de l'oral, où ils sont recueillis à l'extérieur par les récepteurs sensoriels. Les écrits, en revanche, proviennent d'activités intellectuelles internes.

Caractéristiques

Réception différée du message

Une des caractéristiques de la communication écrite est celle liée au facteur temps. Dans une situation de communication face à face, les messages codés de l'expéditeur sont instantanément reçus par le destinataire.

Mais dans une communication écrite, il y a toujours un délai. En général, il n'y a pas de délai fixe pour ce délai.

Cycles limités

Le cycle de communication comprend quatre éléments de communication de base: l'expéditeur, le message ainsi que le canal de communication, le destinataire et la réponse ou la réaction. Comme la réception du message a lieu de manière différée, le cycle de communication écrite est plus limité.

Cependant, en raison des nouvelles avancées en matière de communication et d’information, de nombreux canaux permettent d’achever la dernière étape du cycle (rétroaction ou réponse) presque en même temps que dans la communication en face à face. Un exemple de ceux-ci sont les services de messagerie instantanée.

Peu d'espace pour la redondance

La trace écrite limite les possibilités de redondance. Dans la communication orale, les gestes et les éléments paraverbaux - tels que l'intonation - soutiennent le langage verbal.

Ce n'est pas le cas dans la communication écrite. Par conséquent, le niveau de la demande est plus élevé, ce qui oblige l'émetteur à utiliser des mots avec une plus grande précision.

En fait, la communication écrite a une grande valeur sociale. Cette évaluation diminue avec la répétition de mots et l'utilisation des mêmes modèles syntaxiques. Ici l’originalité et même l’innovation formelle l’emportent.

Planification précédente

En règle générale, la communication écrite n'est pas un acte impromptu. Lors de l'écriture, souvent, une série de conditions ou d'exigences est remplie. Parmi ceux-ci, si une communication efficace est recherchée, il est nécessaire de clarifier le contenu du message dans son ensemble et son articulation interne.

Pour cela, l’émetteur doit disposer d’un schéma d’organisation du texte. Au fur et à mesure que le texte avance, tous les éléments du message sont concaténés jusqu'à ce que des idées significatives soient obtenues.

Types

En ce qui concerne les types de communication écrite, il existe autant de domaines d'action multiples que diversifiés. Ainsi, chaque fois (télégrammes) disparaissent et autres apparaissent (courrier électronique, par exemple). Ensuite, seuls certains d’entre eux seront décrits.

Mémos

Un mémo est un moyen populaire de communication écrite interne entre les membres d'une organisation. Il s’agit d’une forme de lettre abrégée avec des formes minimales de courtoisie et un accès immédiat au sujet spécifique du message.

Dans ce type de communication, il existe généralement des formats préétablis. La règle principale à respecter est l'écriture correcte et le respect personnel et hiérarchique. La manière d'écrire doit être directe et sans familiarité d'aucune sorte.

Les rapports

Les rapports constituent un autre type de communication écrite. Ils peuvent être utilisés à des fins commerciales, éducatives, juridiques ou scientifiques.

Selon la nature et le but du rapport, des formats préétablis peuvent exister. Cependant, en termes généraux, un rapport devrait comporter une brève introduction, des objectifs clés et des résultats.

Dans certains cas, des graphiques et des tableaux sont inclus pour faciliter la compréhension des résultats. De la même manière, de nombreux rapports contiennent une liste de recommandations.

Des brochures

Les brochures sont des publications dans lesquelles les entreprises présentent leurs produits et services. Ils sont également publiés pour assister les commerciaux dans leurs visites aux clients.

Les entreprises produisent des brochures de différentes formes et tailles. Certains tracts sont de la taille d'une lettre, tandis que d'autres sont pliés en deux ou en trois parties.

En revanche, ils se caractérisent par leur grande couleur et par une abondance d’images dans leurs principaux produits ou services. Les textes sont peu nombreux et comportent beaucoup d’espace pour permettre une lecture facile du livret.

Courriers électroniques

Les courriels sont actuellement une forme de communication très courante. Ils sont utilisés pour envoyer des documents, organiser des réunions, confirmer des rendez-vous et contacter des candidats. En outre, ils sont employés pour traiter des problèmes personnels.

Malgré leur relative informalité, les courriels doivent respecter certaines normes conventionnelles. À cette fin, son format assigne des espaces pour l'expéditeur, le destinataire, le sujet et un espace où le message doit être écrit.

Même si elles sont utilisées à des fins non commerciales, certaines conventions doivent être respectées pour éviter les réactions négatives. Parmi ceux-ci, nous pouvons mentionner l’écriture correcte des noms et des titres, l’utilisation correcte des signes de ponctuation et la conformation correcte des phrases et des paragraphes.

Propositions

Les propositions sont des documents décrivant des projets futurs. Ceux-ci ont généralement seulement une ou deux pages. Ils incluent les coûts associés à chaque tâche spécifique du projet.

D'autres coûts non directement liés au projet peuvent être inclus, tels que les coûts d'impression, de courrier et d'affranchissement, entre autres.

Lettres

Les lettres sont l’une des formes les plus anciennes de communication écrite. Le sujet des lettres peut être personnel ou commercial. Avant l'arrivée des formulaires électroniques, ceux-ci constituaient un moyen de communication très populaire. Comme dans les courriers électroniques, au niveau commercial, des formes sobres de courtoisie et de messages concis ont été utilisées.

Cependant, les lettres personnelles montraient moins de conventionalisme dans leur écriture. Les traitements de courtoisie étaient minimes. Le développement du thème était à la convenance entre l'expéditeur et le destinataire du message. Le nombre de pages était limité par la capacité des deux. Progressivement, ceux-ci ont été remplacés par des messages électroniques.

Télégrammes

Le télégramme est une version abrégée et simplifiée d'une lettre. Ici, les formules de courtoisie sont réduites au minimum et parfois omises. Le texte du message est écrit en omettant le plus grand nombre de mots et en gardant le minimum nécessaire pour donner un sens.

De même, les formes de courtoisie étaient généralement des formes standard et abrégées (M. pour M., Mme, pour Mme et autres similaires). Comme dans les lettres, leur utilisation a diminué avec l'avancement des médias électroniques.

Les fax

C’était là le moyen novateur de transmettre des messages écrits par voie électronique. Bien que son écriture et sa lecture aient été réalisées sur papier, sa transmission s’est faite par voie électronique. Son utilisation a diminué en raison de l'utilisation croissante des médias électroniques.

Eléments de communication écrite

En général, on considère que les trois principaux éléments de la communication écrite sont la structure (forme du contenu), le style (écriture) et le contenu (thème).

En ce qui concerne la structure, cela aide les lecteurs à comprendre le sujet. C'est pourquoi il est recommandé de préciser les objectifs} avant de commencer à écrire.

En ce qui concerne le style, il s’agit en premier lieu de l’émetteur. Cependant, il est également important de prendre en compte les destinataires possibles du matériel écrit. Parfois, l'utilisation de phrases ou de paragraphes courts est requise, avec un vocabulaire simple. Parfois, le message doit être un peu plus long et plus élaboré.

Enfin, en ce qui concerne le sujet, cela peut être très varié. Tous les domaines d’interaction humaine peuvent faire l’objet d’une communication écrite. Cela inclut des sujets scientifiques aux sujets personnels, en passant par les lois et les procédures.

avantage

Permanence dans le temps

La communication écrite est un moyen d'information permanent. Par conséquent, il est utile lorsque la tenue de registres est requise. De la même manière, cela est très important pour la délégation correcte des responsabilités et pour la définition de normes et de procédures. D'autre part, il permet l'interrogation répétitive de messages.

Mécanisme de contrôle

Grâce à sa possibilité de permanence dans le temps, la communication écrite est un outil de contrôle idéal. Les feuilles de contrôle ou les résultats, les lois, les accords, entre autres, sont les documents les plus couramment traités par ce mode de communication.

La conservation

La communication écrite a un niveau élevé de préservation. Cela lui permet d'être sûr et durable. Les progrès technologiques ont rendu possibles d’autres moyens de conserver l’information. Cependant, jusqu'à présent, le document écrit en original reste la preuve définitive de son existence et de son originalité.

Niveau de réflexion supérieur

Les personnes qui utilisent ce support réfléchissent efficacement avant d'écrire. L’action de rédiger un message est toujours précédée d’un processus de réflexion et de définition de ce que vous voulez exprimer. Même l'écriture elle-même est un processus de réflexion. Par conséquent, ce mode de communication est idéal pour transmettre l'exactitude et la précision.

Moins de possibilité de distorsion et d'interprétation

Dans les messages transmis par communication écrite, il y a moins de risque de distorsion. Dans ce système de communication, les informations sont enregistrées en permanence et peuvent être vérifiées à tout moment. Ainsi, il y a moins de risque de déformation ou d'altération des informations.

D'autre part, il y a moins de risque d'interprétation erronée des messages. En cas de doute, le message peut être relu autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que la compréhension soit complète.

De même, la vitesse de lecture ou de relecture peut être ajustée au niveau de compréhension du destinataire du message. De cette manière, il peut être garanti que si l'expéditeur et le destinataire gèrent les mêmes codes, le message arrivera comme souhaité.

Inconvénients

Les coûts

La communication écrite n'est pas économique. Il y a des coûts liés au matériel (papier et encre, entre autres) et au travail nécessaire pour écrire et livrer les écrits. Ces coûts peuvent augmenter en fonction de la distance physique entre l'expéditeur et le destinataire.

Capacité à comprendre efficacement

L'utilisation de la communication écrite mérite de grandes aptitudes et compétences dans l'utilisation de la langue et du vocabulaire. Le manque de compétences en écriture et la mauvaise qualité des textes ont un impact négatif sur le message et mettent leur compréhension efficace en péril.

Commentaires

Le retour du message dans la communication écrite n'est pas immédiat. Dans ce type de communication, le processus de codage et de décodage est lent.

Selon le code utilisé, la compréhension peut prendre plus de temps que souhaité. Dans tous les cas, le retour est à la convenance du destinataire du message, pas de l'expéditeur.

Difficulté à exprimer ses émotions

En tant que moyen de réflexion, il est plus difficile d'exprimer l'émotivité dans une communication écrite. En fait, les poètes et les artistes qui utilisent ce médium pour exprimer leur beauté et leurs émotions utilisent des techniques difficiles à utiliser. Parfois, ils réussissent, mais chez d'autres, ils ne remplissent pas l'objectif de transmettre l'émotivité de l'artiste.

Ce type de communication est connu comme froid, impersonnel et contraste avec d’autres formes de communication pouvant inclure des caractéristiques verbales et gestuelles. Pour cette raison, il est utilisé plus fréquemment dans la transmission d'informations dans lesquelles l'exactitude des faits est importante.

Réception tardive ou incertaine

La méthode de communication écrite empêche la confirmation immédiate de la réception du message. Dans certains cas, même, il n'est pas possible de déterminer si le message a atteint le destinataire souhaité.

Manque de flexibilité

Le manque de flexibilité est un autre des inconvénients de la communication écrite. Une fois le message original émis, il n’ya aucune possibilité de correction rapide du contenu.

Toute modification nécessaire doit être garantie par le destinataire du message. De même, toute correction, même partielle, affecte l’ensemble du message.