Secrétaire exécutive: profil, compétences et fonctions nécessaires

Le secrétaire exécutif est un travail ou une profession qui fournit un soutien maximal aux cadres de la société ou de l’organisation. C'est lui qui organisera et maintiendra l'horaire des cadres et les aidera à effectuer une grande variété de tâches administratives.

L’objectif est de contribuer à l’efficacité globale de l’entreprise en veillant à ce que toutes les tâches administratives qui lui sont confiées soient effectuées de manière rapide et efficace. Un secrétaire est la personne qui fournit le soutien administratif. Ils peuvent effectuer des tâches telles que rédiger et archiver, répondre au téléphone et transmettre des messages.

D'autre part, le secrétaire exécutif, ou l'assistant administratif, effectue également certaines de ces activités, ainsi que la coordination du bureau, la recherche de produits, les interactions avec les fournisseurs, la commande de produits et la création d'une base de données. .

Normalement, les secrétaires de direction reçoivent des salaires plus élevés que ceux des secrétaires, car ils remplissent des fonctions de haut niveau et accélèrent la productivité du bureau.

Profil requis

- Diplôme en administration des affaires ou dans des domaines connexes.

- Expérience confirmée en tant que secrétaire de direction ou un poste administratif similaire.

- Doit être compétent dans la gestion de Microsoft-Office de manière intégrale, et dans le logiciel «back-office», par exemple, les systèmes ERP.

- Connaissance approfondie de l'administration des procédures et des bureaux comptables de base, ainsi que du vocabulaire technique pertinent utilisé dans l'industrie.

- Connaissance des méthodes de base d’investigation et des techniques de présentation des rapports.

- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.

- Excellentes compétences en communication et en négociation.

- Intégrité et confidentialité.

Les secrétaires exécutifs doivent être des professionnels rapides dotés d'une grande capacité de gestion du temps et multitâches. C’est avec leur diligence et leur compétence dans le travail que les dirigeants peuvent se concentrer sur leurs responsabilités de gestion sans se soucier d’autres tâches.

De nombreux gestionnaires comptent beaucoup sur leur secrétaire de direction pour coordonner les tâches quotidiennes et les garder à l'ordre du jour. Ils doivent faire preuve de beaucoup de tact et d’assurance en tant que gardiens du temps du directeur.

Compétences nécessaires

Les secrétaires exécutifs doivent être efficaces dans les compétences de base telles que l'écriture, la grammaire, l'orthographe et la ponctuation, et avoir une expérience de l'utilisation d'équipements de bureau et d'applications logicielles courantes, telles que le traitement de texte, les tableurs et les graphiques.

De même, ils doivent avoir d'excellentes compétences pour gérer le temps et la capacité nécessaires pour assumer efficacement diverses responsabilités.

D'autre part, un secrétaire exécutif a également besoin d'autres qualités, telles que le bon sens, la diplomatie, la discrétion et la capacité de résoudre les problèmes de manière autonome.

Ils ont besoin de solides compétences en communication pour interagir avec le public, rédiger des rapports et réviser des publications.

Écouter activement

Doit savoir faire très attention à ce que les autres disent, en prenant le temps de comprendre les points qui sont soulevés, en posant des questions appropriées, sans interrompre à des moments inappropriés.

Compréhension écrite

Compréhension complète des phrases et des paragraphes écrits dans les documents liés au travail.

Gestion du temps

Savoir gérer efficacement son temps et celui des autres.

Savoir parler

Parlez clairement aux autres personnes afin de pouvoir transmettre efficacement des informations.

L'écriture

Ayez une communication écrite efficace en fonction de ce qui convient le mieux aux besoins du public.

La pensée critique

Utilisation de la logique et du raisonnement pour pouvoir identifier les forces et les faiblesses de solutions alternatives, de conclusions ou d'approches aux problèmes rencontrés.

Apprentissage proactif

Comprendre les implications de nouvelles informations pour résoudre des problèmes et prendre des décisions actuelles et futures.

La coordination

Adaptation des actions par rapport aux actions des autres.

Review

Examen et évaluation de la performance de lui-même, d'autres personnes ou organisations, afin d'apporter des améliorations ou de prendre des mesures correctives.

Fonctions

Un secrétaire exécutif peut être responsable de la petite caisse et de la comptabilité, mais peut également gérer un budget. Vous pouvez publier des articles sur un site Web, mais vous pouvez également concevoir et gérer ce site.

Vous pouvez effectuer la saisie de données dans une feuille de calcul que vous avez conçue et utilisée pour les fonctions de génération de rapports.

Un secrétaire exécutif peut superviser le personnel administratif. Il relève souvent directement du directeur exécutif et peut aider un ou plusieurs cadres supérieurs.

Les responsabilités

Attention aux cadres

- Maintenir l'ordre du jour des cadres et aider à la planification des rendez-vous, des réunions du conseil, des conférences, etc.

- Assistez aux réunions pour rédiger les procès-verbaux, puis compilez, transcrivez et distribuez.

- Prendre toutes les dispositions de voyage pour les cadres: achat de pass, réservation d'hôtel, livraison des frais de voyage, gestion et examen de la documentation pertinente, etc.

- Mener les enquêtes prescrites, collecter des données et préparer des documents ou des rapports pour examen et présentation par les dirigeants, les comités et les conseils d'administration, selon le mandat.

- Traitez les documents confidentiels en veillant à ce qu'ils restent sûrs et sécurisés.

Interaction interne et externe

- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques en les redirigeant, le cas échéant, vers la personne appropriée.

- Gérer, hiérarchiser et distribuer toute la correspondance entrante ou sortante (courrier électronique, lettres, fax, colis, etc.), lire et analyser les mémorandums, présentations et rapports entrants afin de déterminer leur importance et de planifier leur distribution.

- Préparer des réponses à la correspondance contenant des requêtes de routine.

- Supervisez l'utilisation des fournitures de bureau et négociez les conditions avec les fournisseurs pour que les commandes soient plus rentables.

- Rencontrez des particuliers, des groupes d'intérêts et d'autres acteurs, au nom de dirigeants, de comités et de conseils d'administration.

- Accueillez les visiteurs et déterminez s'ils doivent avoir accès à certaines personnes spécifiques.

Soutien administratif

- Gardez les enregistrements électroniques et papier archivés, en vous assurant que les informations sont organisées et facilement accessibles pour une récupération rapide.

- Préparer des factures, des rapports, des lettres, des états financiers et d’autres documents à l’aide du logiciel de traitement de texte, de tableurs, de bases de données et / ou de présentations, en fournissant également l’assistance comptable correspondante.

- Effectuer des tâches bureautiques générales, telles que la maintenance des systèmes administratifs et des tâches comptables de base.

- Coordonner et diriger les services du bureau, tels que les enregistrements et la préparation du budget, pour aider les cadres.

- Établir et superviser les politiques et procédures administratives, à la fois pour les employés des bureaux et pour l'organisation.

- Examiner les pratiques et procédures opérationnelles pour déterminer si des améliorations peuvent être apportées dans des domaines tels que le déroulement des opérations, les procédures de rapport ou les dépenses.

- Superviser et former d'autres personnels administratifs.