Rapport de vente: comment cela se fait et exemples

Un rapport sur les ventes est un rapport qui fournit une vue d'ensemble de l'état des activités de vente d'une entreprise. Il montre les différentes tendances qui se produisent dans le volume des ventes au cours d'une certaine période, mais analyse également les différentes étapes de l'entonnoir des ventes et la performance des responsables des ventes.

Il offre un instantané de l'exercice de l'entreprise à une heure précise afin d'évaluer la situation et de déterminer la meilleure décision à prendre et le type d'action à entreprendre.

Le rapport des ventes aide à trouver de nouvelles opportunités de marché potentielles, où les résultats pourraient être améliorés.

Les informations transmises dans le rapport des ventes alimenteront grandement les décisions de vente les plus importantes, telles que l’arrêt de certains produits, l’augmentation des cours, le paiement de primes, etc.

Il est essentiel de créer des rapports de vente clairs et concis, qui présentent les informations les plus importantes nécessaires pour éloigner la société des nids-de-poule et la guider sur la voie de la croissance et du succès.

Comment établit-on un rapport de vente?

Lors de la rédaction d'un rapport, vous devez garder à l'esprit les objectifs finaux. Deux questions cruciales doivent être posées: pour qui est-il rapporté et pourquoi? Après avoir répondu à ces questions, le rapport peut être facilement articulé.

Connaître le public

Tout d'abord, vous devez considérer l'audience et vous demander de quelles informations vous avez besoin. Ainsi, cela servira de guide pour savoir quelles données fournir. Le rapport de vente doit refléter les besoins de chaque public.

Par exemple, les informations qui intéressent le responsable marketing seront très différentes de celles recherchées par le directeur financier.

Le responsable marketing voudra savoir dans quelle mesure les représentants commerciaux capturent les clients potentiels proposés par l’équipe marketing. Vous voudrez également savoir quelles campagnes marketing affichent les taux de conversion les plus élevés.

En revanche, le CFO voudra connaître tous les chiffres de vente, ainsi que les dépenses. Vous avez également besoin de prévisions de vente précises.

Choisissez les informations correctes

Vous devez choisir les données qui donneront une image fidèle des performances de l’équipe commerciale afin de vous aider à prendre les meilleures décisions. Le rapport de vente doit répondre à ces questions clés:

- Les objectifs de vente sont-ils atteints?

- Quel est le revenu vs dépenses dans la période choisie? Comment les ventes actuelles se comparent-elles aux périodes précédentes?

- Quels produits et services sont les plus vendus? Lesquelles ne répondent pas aux attentes?

- Quelles sont les prévisions de vente pour le mois / trimestre / année suivant?

- Quels sont les domaines d'opportunités? Est-il temps de se retirer d'un territoire ou d'une gamme de produits?

Décidez la période

La période de temps aidera à déterminer le centre du rapport. Le choix d’une période précise permettra également des comparaisons plus précises d’une période à l’autre.

Par exemple, un rapport annuel passera en revue les principales tendances du secteur, les habitudes d'achat des clients, ainsi que les résultats des principales initiatives marketing, des nouveaux produits et des fluctuations saisonnières.

Choisissez les bons graphiques

La manière dont l'information est transmise est aussi importante que l'information elle-même. La fonction principale d'un bon rapport de vente est de transmettre des informations, de manière à ce qu'elles soient facilement compréhensibles et exploitables.

Un diagramme à barres peut être beaucoup mieux pour montrer combien les ventes du produit phare ont augmenté au cours des cinq dernières années, plutôt que de simplement placer les chiffres dans un tableau.

La création visuelle des données ne consiste pas uniquement à donner au rapport de vente une belle apparence. Il s’agit également de rendre l’information attrayante et facile à comprendre.

Résumé analytique

La direction n'a pas toujours le temps d'entrer dans les détails. Vous avez donc besoin d'un résumé qui répertorie les faits saillants.

Ce résumé peut être au début du rapport, avant la saisie des données et des résultats. Ceci est la dernière chose écrite, car elle résumera les principales idées extraites et discutera des étapes à suivre.

Des exemples

Rapport de contact

Ce rapport offre une vue panoramique des contacts figurant dans la base de données, ainsi que des vues détaillées du secteur, de la date du dernier contact et d'autres attributs.

Ce rapport peut vous aider à identifier de nouvelles opportunités et à rechercher des connexions sur le réseau.

Répartition des clients importants

Ce rapport indique exactement où se trouve chaque client dans son pipeline. Il peut également être organisé par produit ou par source, afin de comparer et d’analyser plusieurs groupes de clients importants et leur progression.

Pour obtenir une lecture précise de l’origine des clients importants, la base de données doit être intégrée à un logiciel de marketing compatible.

Résumé des ventes

Ce rapport permet de mesurer l’avancement des ventes par rapport aux objectifs, ventilé par source, produit et représentant.

Il peut vous aider à comprendre quelles tactiques (réseaux sociaux, courrier électronique, recherche, etc.) génèrent le plus de ventes et où vous devez dupliquer vos efforts.

La visibilité des ventes est particulièrement importante pour répondre aux dirigeants et aux autres parties intéressées.

Vous pouvez également utiliser un récapitulatif des ventes pour prévoir et définir de nouveaux objectifs, en fonction des taux de clôture actuels.

Rapport d'activité

C'est un excellent outil pour s'assurer que les clients potentiels sont correctement suivis, ainsi que les ventes et leur comportement.

Ce rapport est indispensable pour les stratégies de vente et de marketing basées sur les comptes clients.

Compte de profits et pertes

Un rapport de pertes et profits indique en temps réel les cours qui se ferment ou sont perdus. De même, quels représentants sont responsables de ces devis et comment leur taux de clôture est-il comparé à ceux de l'industrie ou aux objectifs eux-mêmes?

Rapports personnalisés

Les autres indicateurs pouvant être inclus dans un rapport de vente personnalisé sont les suivants:

Taille de citation moyenne

Les contrats de vente peuvent avoir des prix très différents, en fonction d'un certain nombre de facteurs, mais la taille moyenne des cotes du portefeuille doit être déterminée afin de pouvoir établir des prévisions et des stratégies de vente rapides et fiables.

Nombre de négociations en cours

Non seulement il est important de savoir combien de devis sont en cours de traitement, mais il est également important de savoir où ils se trouvent, quand ils doivent se fermer et la probabilité qu’ils se transforment en ventes pour la société.

Taux de conversion ou de clôture

Déterminez le nombre moyen d'offres ouvertes nécessaires à la fermeture d'un devis, en fonction des résultats historiques.

Temps de cycle de vente

Il fait référence au temps moyen qu’un candidat met pour entrer dans le canal et parcourir tout le processus de vente jusqu’à la clôture. Plus le cycle de vente est rapide, meilleur sera l’équipe de vente.