Qu'est-ce qu'une politique de dépenses?

Une politique de décaissement est un format qui a pour fonction de servir de preuve matérielle du fonctionnement d’une entreprise ou d’une entreprise en termes de décaissement.

Il est utilisé en comptabilité pour décrire le mouvement en détail et est généralement accompagné de pièces justificatives pour l'opération.

La comptabilité est une discipline qui vise à contrôler toutes les transactions qui ont lieu dans une entreprise ou une activité au niveau de l'entrée ou de la sortie d'argent.

Cela signifie que chaque fois qu'une dépense est faite, qu'un investissement, des salaires ou d'autres types de dépenses sont payés, ou au contraire que des fonds sont reçus pour le paiement de clients et d'autres revenus, le service administratif de la société doit quitter Ces opérations enregistrées dans votre système comptable.

Tout comme une personne doit payer pour ce qu'elle achète, une entreprise doit faire de même, bien que de manière légèrement plus complexe, et utilise donc des systèmes de comptabilité.

Pour chaque type d'opération, il existe un format d'enregistrement spécifique et les règles de sortie, comme expliqué au début, servent de preuve des paiements effectués.

Ces paiements sont émis aux différents fournisseurs de biens et services de la société. Par exemple, toutes les entreprises ont besoin de services de base tels que l’électricité, une connexion Internet, l’eau, etc.

Il doit également acheter des fournitures pour pouvoir faire son travail: papeterie, fournitures de bureau, véhicules, etc., et dans le cas des entreprises de fabrication, celles-ci doivent acquérir la matière première pour fabriquer leurs produits.

Une entreprise doit effectuer de nombreux paiements pour atteindre son objectif et chacun d'entre eux doit être enregistré. De plus, chaque paiement ou retrait d’argent doit être autorisé par le ou les départements correspondants.

Caractéristiques d'une politique de dépenses

Les informations qui doivent être incluses dans une politique de décharge typique sont les suivantes:

• Copie du chèque ou virement électronique avec lequel le paiement est effectué.
• La notion de paiement, c'est-à-dire quel service, intrant, taxe, etc., est en train d'être annulée.
• Signature de l'approbation du paiement par le service responsable.
• Date à laquelle le paiement a été effectué.
• Montant ou montant total du paiement.
• Identification du fournisseur.
• La signature du fournisseur ou de la personne qui a reçu le paiement.

Il est nécessaire d’attacher au formulaire de politique de sortie d’autres bons, tels que:

• La facture du fournisseur (ou son équivalent en cas de paiement de taxes, de salaires et d’autres qui n’ont pas de facture en raison de sa nature)
• La commande d'achat, qui est un autre format où la demande est faite au fournisseur pour les fournitures ou les articles requis. Par exemple, si une entreprise a besoin de feuilles de papier, elle envoie un bon de commande à son fournisseur d'articles de papeterie, demandant une quantité spécifique de rames ou de paquets de feuilles.

En incluant ces documents, il est plus facile de justifier les dépenses et de trouver des informations utiles en cas d'erreur dans la livraison des articles achetés ou de tout autre inconvénient ultérieur.

De plus, il est pratique de conserver les documents associés dans un seul paquet, ce qui constitue un moyen efficace de trier les fichiers comptables afin de faciliter les consultations futures ainsi que leur bon contrôle.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de politique de dépenses ou de politique de contrôle, comme on l'appelle également dans certains cas:

Concepts associés

Les champs situés sous les cases "Concept de paiement" et "Reçu par" sont remplis avec les informations correspondantes selon chacune des définitions suivantes:

1. compte

Ce sont des codes numériques qui identifient le type de mouvement et sa classification. Par exemple, il existe des comptes associés aux ventes, aux coûts de production, aux banques, etc. Les comptes d' actif et de passif sont classés de manière générale.

2. Sous-compte

Ce sont des comptes détaillés, c'est-à-dire plus spécifiques et détaillés. Un exemple serait:

Compte: 110 - Banques

Sous-compte 1: 110.1 - banque X

Sous-compte 2: 110.2 - Banque Y

3. Nom

Il fait référence au nom du compte en tant que tel au lieu de son code. Dans l'exemple précédent, ce serait "Banques".

4. partielle

C'est le montant détaillé correspondant à chacun des sous-comptes inclus dans la police. S'il n'y a qu'un seul sous-compte, il ne sera pas nécessaire d'indiquer cette valeur.

5. Must et Haber

Chaque compte est représenté sous forme écrite en "T", c'est-à-dire sous la forme d'un tableau à deux colonnes, dans lequel le nom du compte et le montant correspondant sont entrés dans une colonne ou une autre (à droite ou à gauche).

La colonne de gauche est identifiée par "Must" et celle de droite, "Haber".

Comme indiqué ci-dessus. Il existe des comptes d'actifs et de passifs.

Les actifs sont essentiellement les actifs de la société, tout ce qui peut être considéré comme leur propriété. Les passifs sont les dettes.

Les comptes d'actif augmentent leur valeur des montants inscrits dans la colonne "Doit" et diminuent du "Crédit". L'inverse se produit avec les comptes de passif.

6. Total

On l'appelle aussi "équilibre". C'est le résultat de la soustraction de la valeur du débit moins le crédit.

En ce qui concerne les cases "Réalisé par", "Révisé par" et Autorisé par ", les noms ou les signatures des personnes impliquées dans la publication et l’approbation de la police sont placés. Cela peut varier selon les critères de chaque entreprise.

Les cases "Auxiliaire" et "Diario" indiquent les noms des personnes qui ont transmis les informations aux livres auxiliaires et quotidiens, qui sont d'autres types de documents faisant partie du système comptable complet.

Le numéro de politique est un moyen d'identifier le document de sorte qu'il soit lié aux politiques précédentes, c'est-à-dire qu'il s'agisse de numéros consécutifs. Chaque entreprise peut créer sa propre nomenclature concernant cet aspect.

Il existe actuellement des systèmes comptables informatisés qui facilitent l'enregistrement des opérations effectuées par les entreprises.

Il est important qu'ils respectent les exigences établies par les autorités fiscales de chaque pays.