Les 12 fonctions les plus importantes de Dominate Office

Les fonctions de bureau qui dominent sont les activités administratives effectuées par le personnel d'une entreprise, organisation ou institution, et qui sont nécessaires à son fonctionnement. Si elles sont effectuées efficacement, les résultats seront bien meilleurs que si elles étaient mal effectuées.

Ce travail a normalement un horaire régulier du lundi au vendredi qui commence à 8 ou 9 heures et dure jusqu'à 16 ou 17 heures, bien que cela varie selon les pays et les régions.

La majorité du travail de bureau requiert des compétences de base telles que: la communication orale fluide, la capacité de rédiger et de classer des fichiers et une certaine expérience du matériel de bureau, tels que les ordinateurs, les photocopieurs, etc.

Selon le niveau du poste ou la responsabilité assumée, une personne doit avoir suivi une formation technique, universitaire ou de quatrième cycle.

Les 10 fonctions principales du bureau qui domine

1- Planification

Cette tâche est la première et la plus importante car elle consiste à définir comment les méthodes et les structures organisationnelles peuvent contribuer au plan d’entreprise.

Il existe des outils technologiques qui permettent à ces méthodes de se matérialiser sous forme de tâches réparties entre les membres de l'équipe, mais seule une bonne planification peut garantir que tout finira par s'ajouter à l'objectif commercial.

Pour la planification générale, une vision d'entreprise claire et un certain niveau hiérarchique sont nécessaires au sein de l'entreprise, mais chaque membre de l'équipe doit planifier son travail de manière à pouvoir respecter les objectifs et les délais fixés.

2- Transcription et / ou rédaction de rapports

Une tâche qui occupe quotidiennement le temps de travailler dans un bureau est la rédaction, à tout support, de rapports qui soutiennent ou détaillent leurs fonctions ou qui servent à expliquer aux autres collègues les détails (contexte, progrès, résultats, avantages et inconvénients). inconvénients, etc.), d'un projet particulier.

Ces écrits servent également de registre de l'activité de l'organisation à laquelle appartient ce bureau, pour des audits ou des examens ultérieurs.

3- Assister à des réunions

Ce sont des réunions entre les membres d'une équipe de travail au cours desquelles des idées sur les projets en cours sont échangées, les nouvelles propositions exposées, les présentations, les rapports ou les rapports partagés.

Normalement, ils ont pour objectif d’aligner toutes les personnes présentes dans le but d’atteindre un objectif commun, en attribuant des rôles, des tâches et des délais à chacun d’eux. Ils servent également à résoudre les problèmes pouvant survenir lors de l'exécution de tâches.

Ils ont tendance à avoir une fréquence, une durée et une dynamique très définies. En outre, ce qui est discuté dans ces documents est généralement enregistré en minutes ou en minutes d’archivage.

4- Calendrier des réunions

Il s’agit de coordonner l’ordre du jour de toutes les personnes qui devraient participer à une réunion de telle sorte qu’elles puissent coïncider à un endroit et à un moment précis.

C'est une tâche qui peut être accablante, donc compter sur la technologie peut être une bonne idée. Certaines applications, telles que ScheduleOnce, autorisent la planification automatique de réunions, permettant aux invités de voir les dates disponibles et de choisir un horaire qui leur convient.

5- Consulter le courrier électronique de l'entreprise

C'est une tâche qui peut prendre un certain temps. Un rapport d'Adobe publié en 2016, issu d'un sondage auto-administré mené auprès de plus d'un millier de travailleurs, révèle que nous passons en moyenne 20, 5 heures par semaine à consulter nos courriels professionnels.

Trier, lire et répondre aux e-mails est une forme de communication très courante qui permet l’échange de fichiers et d’impressions liés à tout projet ou processus d’organisation.

Bien que les entreprises recherchent en permanence des moyens plus efficaces de gérer leurs courriels, il existe également des applications telles que les étiquettes intelligentes de Gmail.

Un autre moyen de rationaliser cette tâche consiste à incorporer des modèles de courrier électronique standard ou des textes pouvant être envoyés avec des modifications minimes à différents destinataires et à des moments différents.

6- Gestion financière

Dans cette tâche, il faut garantir que l'argent remplisse son cycle de vie lors de l'achat et de la vente de produits et services; que toutes les factures sont envoyées, enregistrées, payées et envoyées. Bien sûr, il y a des bureaux où ils ne se consacrent qu'à cela.

Cette activité inclut également la mise à jour des comptes financiers et des documents juridiques de manière à ce que le cadre juridique concernant l'organisation en question ne pose pas de problèmes.

7- Logistique

Cette fonction garantit que tous les biens liés au travail de l'entreprise sont transportés depuis et vers les entrepôts et les clients. Cela inclut également la liaison avec les fournisseurs pour obtenir les matières premières nécessaires à la fabrication de nouveaux produits.

L’objectif de cette fonction est de s’assurer que la société a en sa possession tout le nécessaire pour maintenir la production du bien ou du service qu’elle commercialise en mouvement.

8- attirer l'attention

Dans un bureau, il est également nécessaire de répondre au téléphone, car c'est un moyen de communication avec les clients, les fournisseurs et entre collègues.

Bien que cela semble une tâche simple, cela nécessite un certain protocole car il peut s'agir de la voix qu'une personne extérieure à la société associe à l'image de celle-ci. Il est donc important de respecter les règles de courtoisie, de maintenir un ton institutionnel, de modérer le volume de la voix et le vocabulaire utilisé.

Un autre fait important, qui est parfois négligé lors de l’exécution de cette fonction, est d’écrire autant de données que possible de la personne de l’autre côté du téléphone; Cela alimentera la base de données de contacts de la société et vous permettra de suivre correctement le sujet traité lors de la conversation téléphonique.

9- Organisation des archives

La plupart des tâches exécutées dans un bureau génèrent des documents: factures, notes, procès-verbaux, procès-verbaux, rapports de vente, etc.

En numérique ou sur papier, il s’agit d’une quantité d’informations qui nécessite la responsabilité de son catalogage, de son archivage et de sa sauvegarde en fonction de son importance pour l’entreprise.

Ce dernier point, celui de la protection des informations, est devenu un problème pour de nombreuses organisations, de sorte que de plus en plus d’outils, de protocoles et de procédures garantissent la sécurité de l’archivage et de la transmission des informations. données sensibles dans une organisation.

Dans certains cas, des disques durs externes sont utilisés, tandis que dans d'autres, il existe des serveurs spéciaux pour ces cas ou des plates-formes de stockage dans le "cloud", tels que Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud.

10- Distribution du courrier de l'entreprise

La distribution de la correspondance au sein du bureau est une tâche qui, même si elle n'exige pas une formation universitaire très poussée, requiert une bonne organisation, des responsabilités et un sens de l'urgence.

Un croquis de certains modèles, la carte de crédit envoyée par la banque, les factures d'un fournisseur ou la lettre de réponse d'une entité gouvernementale, sont quelques-uns des documents qu'un employé peut attendre et sur lesquels de nombreux autres processus peuvent dépendre. de l'entreprise.

11- Service client

Cette fonction consiste à assister physiquement les clients avec des questions ou des plaintes concernant les produits ou services offerts par la société.

12- Impression et copie de documents

Il consiste à imprimer les documents à conserver physiquement ou à en faire des copies, à les conserver en double ou à les remettre aux travailleurs de l'entreprise.