Le bureau dans le monde des affaires: fonctions, équipement et matériel

Le bureau dans le monde des affaires représente la partie de l'entreprise où sont traitées les données reçues et émises, afin de fournir les informations requises par l'organisation pour le développement normal de ses opérations ou de ses activités.

Son importance est donnée car chaque entreprise qui produit des biens ou des services, quelle que soit la branche dans laquelle elle se spécialise, a besoin d’un ensemble de personnes qui gèrent l’opération et les autres fonctions administratives. La majorité de ces personnes travaillent dans des bureaux.

Le nombre d'employés dans un bureau peut varier, mais toutes les organisations, quels que soient leur type ou leur taille, ont besoin d'employés de bureau pour s'occuper des tâches quotidiennes. Les employés de bureau traitent de nombreux aspects différents d’une entreprise.

Ces aspects incluent la comptabilité, le traitement de texte et de données, les télécommunications et d’autres activités. Ils sont nécessaires dans tous les secteurs de l’économie, de la fabrication au transport.

La technologie apporte une contribution fondamentale au bureau: elle permet d’effectuer plus de travail en moins de temps.

Fonctions

- Les services importants fournis par le bureau incluent des services administratifs et autres aux autres départements de l'organisation, qui ne peuvent pas fonctionner sans le bureau.

- Le bureau est aussi important dans une organisation que le cerveau dans le corps humain. Par conséquent, le bureau est le cerveau de l'entreprise. Il collecte des informations auprès de différentes sources internes et externes, les enregistre, les organise et les analyse pour les mettre à la disposition de la direction. Tous les types d'informations, passés et présents, sont disponibles au bureau.

- Le bureau sert également d'intermédiaire. Connectez le monde extérieur avec les différents départements et vice versa. Toutes les commandes sont reçues par le bureau. Connectez l’organisation aux clients, aux fournisseurs, au gouvernement et au grand public. Les relations publiques sont très importantes dans les bureaux modernes.

- C’est le cœur de toutes les activités commerciales; C'est comme un centre névralgique administratif. Des informations sur les achats, les ventes, les finances et les communications circulent à partir du bureau.

- C'est un centre de contrôle; c'est le moyen pour les politiques de l'entreprise d'agir. Lorsque l'entreprise se développe, chaque dirigeant se voit déléguer le pouvoir de prendre ses propres décisions et actions. Ainsi, chaque département aura son propre bureau, afin de permettre à la direction de définir ses plans et ses politiques.

Les principales actions entreprises dans les bureaux sont les suivantes:

• Des réunions
• Attirer l'attention.
• Convenez de la stratégie de l'entreprise.
• Convenez des objectifs.
• Organisation des fichiers physiques et informatiques.
• Attention au client.
• Impression et copie de documents.

Équipement et matériel

L'équipement de bureau a évolué pour permettre une plus grande automatisation. La bureautique consiste à utiliser des machines pour effectuer des tâches répétitives et fastidieuses comme autrefois. Les équipes aident également les travailleurs à faire leur travail plus rapidement et efficacement.

Parmi les équipements que nous pouvons trouver dans un bureau, on trouve:

Système téléphonique commercial et téléphones de bureau

Ils constituent le principal moyen de communication directe avec les clients et les fournisseurs.

Les ordinateurs

Traiter l'information, qui est actuellement l'âme de tout bureau. Ils sont également essentiels pour la communication, grâce au courrier électronique.

Réseau informatique et connexion Internet

Si l’information est l’âme de la société, les réseaux informatiques sont les artères qui la transmettent à tous les secteurs de l’entreprise. Un câblage Ethernet, des routeurs et un modem sont nécessaires pour connecter le réseau local à Internet.

Imprimantes multifonctions

Lorsque les informations sont numériques, nous voulons les imprimer et si elles sont imprimées, nous voulons les numériser. D'autre part, nous souhaitons le recevoir ou l'envoyer par fax. Ces équipes font tout.

Déchiqueteuses

Lors de la génération de papier imprimé, vous devez souvent le détruire. Le bureau est responsable des informations dont il dispose.

Photocopieurs

Principes de base pour faire des copies de documents.

Projecteurs vidéo et écrans

Utilisé pour les présentations dans la salle de réunion.

Equipement pour les marchands

Machines de point de vente et caisses enregistreuses.

Les meubles

Dans les meubles d'un bureau, on trouve les éléments suivants:

• Les chaises
• Bureaux
• Cubicules
• Classeurs
• Tapis
• Tables de réunion

Fournitures de bureau et fournitures

Certains des matériaux et des fournitures nécessaires au fonctionnement d'un bureau sont:

- Feuilles de papier blanches: utilisées pour l'impression et la photocopie, pour la rédaction de petites notes et pour les présentations sur des tableaux à feuilles mobiles.

- Papier rouleau: papier thermique pour fax, ruban d'étiquette, papier pour point de vente.

- Formulaires préimprimés: factures, déclaration fiscale, reçus de paiement, calendriers de bureau.

- Etiquettes et papiers adhésifs: étiquettes de classeurs, étiquettes de prix et post-it.

- Consommables pour l'impression: cartouches d'encre et cartouches de toner.

- Support de stockage portable: clés USB et cartes mémoire.

- Fixations mécaniques: pinces pour type papier et papillon, agrafes.

- Attaches chimiques: ruban adhésif transparent, colle.

- Articles de nettoyage: vadrouilles, poubelles, bacs de recyclage, balais, savon, assainisseurs d'air, désinfectants, essuie-tout et papier hygiénique.

- Petites machines: perforatrices à papier, agrafeuses, agrafeuses, joints en caoutchouc, numéroteurs et taille-crayons.

- Stockage physique: dossiers, enveloppes, boîtes, étagères et classeurs.

- Matériel d’écriture et correcteurs: crayons, stylos, marqueurs, ruban correcteur, correcteur liquide et gommes à effacer.

Exemples d'emplois dans un bureau

Écrivains / rédacteurs sur des sites Web et des journaux

Les rédacteurs et les rédacteurs, qu’ils appartiennent à l’équipe de travail ou travaillent à domicile, travaillent dans un bureau. Les rédacteurs créent du contenu pour des publications imprimées, des pages Web et des blogs. Les éditeurs corrigent le contenu écrit.

Les réceptionnistes

Une réceptionniste travaille dans un bureau, recevant des clients et des fournisseurs, écrivant des courriels, répondant à des appels téléphoniques, prenant des messages, envoyant des courriels, communiquant des appels téléphoniques à des employés spécifiques et classant.

Le représentant du service clientèle doit être bien informé de l’activité pour laquelle il travaille, ainsi que de ses produits et services, afin d’aider ses clients. Vous devez répondre aux appels et aux courriels, prendre les commandes et émettre les remboursements.

Les comptables

Les comptables ou les comptables travaillent dans un environnement de bureau. Ses tâches incluent la préparation des impôts, le paiement des factures, la réception des paiements, entre autres.

Gestionnaires

Les gestionnaires de bureau gèrent le travail du bureau. Leurs obligations peuvent varier d’embaucher, licencier ou planifier le travail du personnel, déléguer des fonctions, former de nouveaux employés, créer et appliquer des politiques de bureau, superviser l’équipe de travail, résoudre des situations et entretenir des systèmes informatiques.

Call care-Call centres

Les personnes qui travaillent dans un centre d'appels ont besoin de répondre aux appels téléphoniques des clients de l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Vous devez leur donner des réponses à vos questions, recevoir des plaintes et traiter les commandes.