Les 7 étapes de la planification la plus importante
Les étapes de la planification incluent l’obtention d’informations sur les scénarios possibles et l’anticipation du plan d’action à suivre avant chacun d’eux. La planification est la première étape qui doit être franchie dans l'administration et / ou la gestion de toute organisation.
En ce sens, planifier consiste à raisonner sur les différents aspects du fonctionnement d’une idée d’entreprise. Lors de la planification, il faut tenir compte de la culture organisationnelle existante ou que l’on souhaite cultiver dans l’entreprise, car cela déterminera que l’une ou l’autre stratégie est choisie.
De même, les objectifs commerciaux doivent être pris en compte car ce sont eux qui guideront les actions à exécuter.
Caractéristiques de la planification
Unité
Chaque unité de l'entreprise peut avoir un plan d'action, mais celui-ci doit toujours être lié au plan général afin qu'il contribue à la réalisation des objectifs proposés.
La continuité
La planification est une tâche permanente.
Précision
Il doit être clairement défini et pointer vers des aspects spécifiques de l'organisation.
Pénétrabilité
C'est une activité qui concerne tous les niveaux hiérarchiques de l'entreprise.
Les 7 principales étapes de la planification
1- Recherche environnementale
La recherche est une étape très importante, car elle permet de collecter des informations précieuses sur le passé et le présent de l’entreprise et de prédire de futurs scénarios.
La matrice DOFA est l’une des méthodes les plus répandues pour appliquer cette approche à l’environnement interne et externe de la société. C'est un outil utile pour identifier les faiblesses (D), les opportunités (O), les forces (F) et les menaces (A) d'une entreprise.
L'identification de ces éléments permettra aux dirigeants de tirer parti des atouts pour saisir les opportunités et atténuer les menaces.
Il est également utile de connaître les faiblesses à résoudre pour les éliminer le plus possible.
Dans cette enquête, il convient également d'identifier les facteurs internes ou externes pouvant affecter positivement ou négativement le fonctionnement de l'organisation.
2- Fixer des objectifs
Avec les informations recueillies au stade de la recherche, il existe des éléments pour établir les objectifs de l'entreprise.
Cela signifie que les résultats attendus dans un temps donné sont définis et esquissés. Les efforts et les ressources, tant humaines que matérielles, seront investis dans les objectifs que vous choisissez.
3- Définir les stratégies
Une fois que le point d'arrivée est décidé, il est temps de définir la manière dont ce point sera atteint.
La stratégie est fondamentale pour la réalisation des objectifs. Il doit être convenu entre les gestionnaires et doit prendre en compte tous les facteurs possibles.
La stratégie doit être à la fois ferme et flexible afin de pouvoir l’adapter aux conditions environnementales.
Un autre aspect clé à cet égard est la communication de la stratégie choisie à tous les employés de l'entreprise, afin que chacun connaisse son rôle sur la voie de l'objectif.
Il est commode d’envisager d’autres stratégies pour faire face à différents scénarios.
4- Elaborer des politiques institutionnelles
Avec la stratégie choisie et les objectifs clairs, il est possible de décider quels sont les critères qui régiront l’action.
La détermination de stratégies spécifiques permet de déléguer des pouvoirs et de définir clairement les procédures. En outre, ils impliquent des valeurs commerciales et rationalisent les processus.
Les politiques institutionnelles assurent l'objectivité, la continuité et la stabilité dans la prise de décision, tout en facilitant la participation du nouveau personnel.
5- Définir un horaire
Avec des objectifs clairs et une stratégie définie, il est temps d'attribuer un terme à l'action. Cela est réalisé avec un calendrier; date est donnée à la réalisation des objectifs.
C'est une sorte de calendrier d'activités. Idéalement, il convient d’estimer de manière prudente mais réaliste le temps qu’il faudra pour mener à bien chaque tâche. Ce graphique doit intégrer les grandes et les petites tâches dans un ordre chronologique.
Henry Laurence Gantt a mis au point une matrice au XXe siècle qui permet de visualiser clairement les différentes phases d'un projet dans une chronologie. Le début et la fin de chaque tâche est apprécié.
6- Estimer ou calculer le budget
Dans cette phase de planification, l’objectif est de connaître le coût de la stratégie choisie. Le coût de l'activité est ajouté au programme d'activité.
Il devrait également détailler toutes les ressources qui seront investies et tout ce qui doit être produit pour atteindre les objectifs.
À ce moment, le prix du bien ou du service qui sera offert est également décidé, ainsi que les bénéfices estimés. Dans ce cas, il doit également exister une certaine flexibilité pour faire face aux éventuels écarts et / ou pertes.
7- Définir les mécanismes de contrôle
Chacune des phases du processus de planification nécessite un indicateur permettant de qualifier la conformité ou non d'une telle phase. Il est nécessaire de disposer de paramètres permettant d’évaluer la conformité à chacun d’eux.
Importance de la planification
Seule la planification garantit l'utilisation rationnelle et efficace des ressources lorsque vous souhaitez développer une entreprise. De même, l'improvisation et la subjectivité sont réduites lors de la prise de décision.
