Les 7 fonctions du secrétaire le plus remarquable
Les fonctions principales d'un secrétaire sont la gestion de l'agenda, le service au public et la gestion d'informations confidentielles. C'est la personne qui est responsable de l'exécution des tâches d'assistance administrative dans un bureau.
Cette accusation peut être exercée par un homme ou une femme, même si le plus souvent, c’est une femme qui l’exerce.
Ils sont généralement en charge des affaires confidentielles des personnes ayant une certaine hiérarchie au sein de l'entreprise, telles que les administrateurs, les dirigeants, les présidents, entre autres. Cela fait d'eux le bras droit de l'exécutif pour lequel ils travaillent.
Si l'entreprise est petite, la plus grande charge de travail de la secrétaire est liée aux tâches de bureau de base.
Certains pays du monde consacrent une journée spéciale dans l’année pour remercier et célébrer leur travail. Par exemple, en Colombie, au Pérou et au Mexique, le jour du secrétaire est le 26 avril, au Venezuela, le 30 septembre.
Les 7 fonctions principales d'un secrétaire
Le rôle d’une secrétaire est d’apporter soutien et collaboration à son patron afin qu’elle puisse s’acquitter pleinement de son rôle au sein de l’organisation, sans délai ni distraction.
Bien que la nature de l'entreprise influe sur le type de travail requis d'un secrétaire, on pourrait dire que ses principales fonctions sont les suivantes:
1- Gestion de l'agenda
Il incombe à la secrétaire de tenir à jour le programme de la personne pour qui elle travaille. Là, vous devez refléter tout votre travail et, parfois, vos engagements personnels.
Vous devez également tenir des registres des données de toutes les personnes et institutions avec lesquelles votre employeur doit s’identifier.
L'ordre du jour d'une secrétaire sert généralement de journal de bord de l'exécutif pour lequel elle travaille.
2- Attention au public
L’attention du public est l’une des tâches les plus fondamentales que doit accomplir le secrétaire. Vous devez répondre aux appels et en enregistrer le motif, ainsi que toutes les données permettant à votre employeur de suivre la question.
C'est aussi la personne qui reçoit les visiteurs au bureau. C'est pourquoi il est important que la secrétaire maintienne une image conforme à l'image corporative du lieu de travail.
Votre rôle n’est pas seulement de saluer et de rendre agréable l’attente des visiteurs, mais également de donner les premières instructions et directives sur la culture organisationnelle et les processus internes de l’entreprise.
3- Gestion de documents
En plus d'être la personne qui reçoit et gère la correspondance de votre patron, une secrétaire écrit, lit, répond et archive la plupart des lettres, notifications, mémos et courriels de votre employeur.
À cette fin, il est pratique que vous gériez certaines applications logicielles vous permettant de préparer de tels documents avec plus de rapidité et d’agilité.
La spécificité de ces compétences dépendra du type de travail requis dans leur domaine d'activité.
La secrétaire gère la base de données de contacts de son patron et classe les pièces de correspondance, ainsi que les procès-verbaux des assemblées et autres documents présentant un intérêt au sein du bureau.
C’est le secrétaire qui prend normalement note des questions abordées lors des réunions importantes.
4- Traitement des informations sensibles (internes et externes)
Parmi les fonctions qui distinguent un bon secrétaire, vous gérez correctement et efficacement toutes les informations extrêmement importantes pour le fonctionnement de l'entreprise ou de l'institution dans laquelle vous travaillez.
Par exemple, vous devriez avoir le contrôle des documents juridiques pouvant être requis à tout moment par les instances gouvernementales.
Vous pouvez également accéder à des informations sur l'environnement ou l'un des acteurs liés à l'entreprise. Ces informations doivent être gérées de manière discrète, efficace et rapide.
5- Organisation du bureau
Le secrétaire doit faire fonctionner et maintenir en fonctionnement le matériel et le mobilier du bureau: téléphones, photocopieurs, imprimantes, projecteurs, meubles, classeurs, entre autres.
C'est lui qui contrôle l'inventaire des fournitures et du matériel de bureau. Il maintient également en ordre les systèmes de fichiers physiques et électroniques afin que les informations soient facilement disponibles en cas de besoin.
La secrétaire doit disposer d’un espace de travail propre et organisé, car c’est l’une des premières choses que les personnes extérieures à la société voient lorsqu’elles entrent dans leurs installations.
6- Préparation des présentations
Normalement, un exécutif doit présenter ses rapports sous forme de présentations qui résument et hiérarchisent les informations. Pour cette tâche, il demande généralement l'aide de sa secrétaire.
La personne qui fait partie du secrétariat doit s'assurer que les informations qui y figurent reflètent correctement les données que son chef souhaite partager.
Vous devez également savoir qu’il s’agit d’une présentation exempte de fautes d’orthographe et conforme à l’identité graphique de la société.
7- Surveillance administrative
Il incombe également à la secrétaire d’être consciente du respect des politiques et procédures nécessaires pour gérer les actifs de la société ou de l’institution dans laquelle elle travaille.
En fonction du niveau hiérarchique de votre patron, le secrétaire peut valider l'exactitude des données reflétant le détail des opérations budgétaires.
Un secrétaire doit s’occuper du contrôle de gestion et de la bonne gestion des ressources au sein du bureau.
La secrétaire virtuelle
Avec la montée des emplois en ligne, la figure des secrétaires en ligne ou des assistants virtuels apparaît.
Ces secrétaires effectuent la plupart des tâches décrites ci-dessus, mais à distance. Dans ces cas, les secrétaires facturent leurs services à l'heure ou par projet.
