Les 7 fonctions d'administrateur les plus remarquables
Les fonctions d'un administrateur sont les tâches exécutées dans le but d'atteindre l'efficacité dans tout projet entrepris. Ils doivent viser l'amélioration constante de la gestion des ressources, du personnel, des équipements, du matériel, de l'argent et des relations humaines.
L'administrateur est responsable de faire le nécessaire pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
Selon Peter Drucker, spécialiste de l'administration, la fonction première d'un administrateur est de "diriger les ressources et les efforts de l'organisation vers les opportunités qui lui permettront d'obtenir des résultats économiquement significatifs".
De son côté, le professeur Henry Mintzberg a déclaré qu'un administrateur contrôle, exécute, gère, analyse, communique, relie, planifie, dirige, négocie, motive et prend des décisions.
Cela signifie qu'un administrateur requiert des compétences techniques très solides, mais également des compétences interpersonnelles qui lui permettent d'assumer de manière adéquate son leadership.
Dans la structure organisationnelle, un administrateur est généralement situé dans la gestion ou dans la gestion des opérations commerciales.
Les 7 fonctions principales d'un administrateur
Bien que l’administrateur adapte ses activités à la nature et aux besoins de l’organisation pour laquelle il travaille, on peut dire que ses principales fonctions sont les suivantes:
1- Planification
C'est l'une des premières fonctions d'un administrateur, car elle implique de raisonner sur les différents aspects du fonctionnement d'une idée métier.
Ce professionnel doit concevoir les plans en fonction d'informations relatives à l'environnement et à l'objectif commercial. Ces plans doivent contenir des objectifs clairs à court et à long terme.
Pour que cette fonction soit pleinement remplie, il est important que l'administrateur surveille en permanence l'environnement, afin de saisir de manière appropriée les opportunités et les menaces pour l'entreprise.
2- Organisation
Cette fonction implique la coordination des efforts et des ressources d'une entreprise vers un ou plusieurs objectifs collectifs.
Il s’agit d’adapter la structure organisationnelle et d’affecter les ressources financières et humaines conformément au plan défini.
3- représentation
L'administrateur peut représenter l'entreprise dans les négociations avec les organismes de réglementation d'un pays, ainsi que dans les affaires fiscales de l'organisation.
De plus, la signature d'un administrateur est très importante dans les opérations commerciales des actifs de l'entreprise.
Un administrateur peut être un porte-parole de l'organisation auprès des médias pour discuter de certaines questions au nom de la société.
En bref, il s’agit d’activités légales, cérémonielles et symboliques au nom de l’organisation. Certains d'entre eux peuvent signer des documents officiels, servir des clients, des acheteurs et des visites officielles et présider certaines réunions et cérémonies.
Bien que ces tâches semblent anodines et n'impliquent pas de prise de décision, elles sont importantes pour le bon fonctionnement d'une organisation.
4- Administration budgétaire
Cette fonction est inhérente à leur poste et concerne la gestion et / ou la gestion du budget de l'entreprise, en recherchant le maximum de profits avec un investissement optimal en ressources financières, matérielles et humaines.
En fait, l'administrateur est celui qui effectue les transferts d'argent entre les comptes de l'entreprise et à partir de ceux-ci.
En d’autres termes, c’est la personne qui programme et autorise l’allocation de budget à chaque domaine et / ou projet de la société; décide qui reçoit quoi, en termes de ressources humaines, financières et de temps.
En ce sens, il gère les priorités et est présent dans la définition des augmentations de salaire et dans la discussion des conventions collectives dans les cas qui s’appliquent.
L'administrateur est également un gardien des actifs de l'entreprise. Cela signifie qu'il vous incombe de décider quand et comment céder ces actifs.
Cela signifie également que vous êtes personnellement responsable en cas de perte ou de faillite. Et il est présent dans les opérations d’investissement et d’achat et de vente dans lesquelles la société exerce ses activités.
5- Responsabilité
L'administrateur doit être responsable devant le président et les actionnaires de la société.
Il rend également compte aux organismes de réglementation afin de maintenir l'action du citoyen à jour, étant donné qu'il est le représentant légal de l'entreprise.
De la même manière, l'administrateur collecte les rapports des différentes adresses de l'entreprise, afin de consolider toutes les données dans un seul document reflétant les performances de l'entreprise.
6- Leadership
L'administrateur devra éventuellement diriger et superviser un groupe de personnes qui le soutiennent dans ses tâches.
Cela signifie que la personne qui occupe ce poste doit avoir des compétences interpersonnelles lui permettant d'interagir de manière positive et efficace avec les employés sous son commandement.
De même, et comme tout dirigeant, vous devez déléguer l’autorité et les responsabilités à d’autres.
Vous devez également vous préparer à écouter, former, motiver et évaluer les performances de vos employés.
D'autre part, l'administrateur participe souvent au recrutement et à la formation du personnel.
En ce sens, il est essentiel que l'administrateur tente de concilier les besoins individuels des employés avec les objectifs de l'organisation.
Ce leadership implique également qu'il doit être proactif en ce qui concerne les meilleurs moyens de remplir sa mission.
Cela implique que l'idéal est que l'administrateur assume un rôle créatif et entrepreneurial, en proposant de nouvelles et meilleures méthodes d'exploitation pour la société.
7- Lien ou communication
Le travail de l'administrateur servira également de lien entre la direction et le reste des employés de l'entreprise.
De la même manière, il crée des ponts entre l'organisation et les acteurs de son environnement externe, en particulier avec les entités gouvernementales.
Avec les créanciers et les fournisseurs de l'entreprise, la relation doit être respectueuse, professionnelle et cordiale. L'administrateur doit donc s'occuper de ce travail.
Pour remplir pleinement cette fonction, l'administrateur doit mettre les informations pertinentes à la disposition de toutes les personnes impliquées dans l'organisation.
De même, il doit créer un réseau de contacts pertinent, large et diversifié, et développer avec eux les moyens de communication les plus pertinents et les plus efficaces, en veillant à ce que les informations diffusées soient aussi rapides que possible et aussi fiables que possible.
Le rôle de leader joué par un administrateur confère des pouvoirs de diffusion officielle de l'information au sein de l'entreprise.
Lorsque les employés ont des difficultés à communiquer entre eux, l'administrateur établit des ponts entre eux.
Ce dernier s'applique également en cas de conflit. Là, le rôle de conciliation de l'administrateur est essentiel.
En bref, l'administrateur remplit des fonctions vitales au sein d'une organisation car il contribue au fait que tout au sein d'une entreprise est orienté vers la réalisation d'un objectif commun.
