Les 6 parties d'un courrier électronique majeur

Les parties principales d'un courrier électronique sont le sujet, le destinataire, le corps, les pièces jointes, le CC ou le CCO et la signature.

Le courrier électronique (e-mail) est un service d’échange de messagerie électronique proposé par divers fournisseurs de réseau tels que Google et Microsoft.

Les e-mails sont largement utilisés dans le monde entier, peu importe que la communication ait été faite plus rapidement avec les chats.

La cause en est simple: les courriers électroniques ne sont pas seulement utilisés pour envoyer des messages écrits, c'est une plate-forme qui vous permet d'envoyer des pièces jointes de toutes sortes dans n'importe quelle partie du monde.

Le courrier électronique est également important car il est nécessaire d’utiliser de nombreux services de sites Web tels que les réseaux sociaux et les institutions bancaires. La première étape d’un utilisateur consiste à pouvoir utiliser plusieurs services offerts sur le réseau.

Pendant longtemps, il a été démontré que l'être humain est un être social. Toutes les personnes ont besoin d’interaction pour rester en bonne santé psychologiquement. C’est pourquoi la technologie de la communication est l’une des plus avancées.

En fait, les humains ont évolué afin de maintenir notre interaction sociale. Dans les cavernes, un homme isolé n'a pas survécu.

C’est pourquoi nous sommes passés de la peinture à la parole, à la langue écrite, aux courriels, au télégraphe, au téléphone et, bien des années plus tard, à l’internet; aux emails.

Dans quelles parties un email est-il divisé?

Adresse du destinataire / expéditeur

C'est l'élément principal d'un email. Ceci est le courrier de la personne qui recevra le message. Sans destinataire, le courrier ne sera envoyé nulle part.

Lorsque le message arrivera, le destinataire de l'adresse du destinataire sera le destinataire de l'adresse de l'expéditeur, car l'adresse de messagerie de la personne qui envoie le message sera affichée.

Sujet

Pour éviter que le courrier ne soit filtré en tant que spam, vous devez indiquer un objet. Ceci est le titre de l'e-mail et c'est la première chose que le destinataire verra avant d'ouvrir le courrier.

Par conséquent, vous devez disposer d'informations concises et importantes sur un préambule décrivant le contenu du courrier reçu.

CC ou CCO

C'est la copie qui est envoyée à d'autres destinataires. Ici vous pouvez trouver les autres adresses e-mail auxquelles la copie de l'e-mail envoyé sera envoyée.

L'option CC - avec copie - affichera toutes les adresses à tous les destinataires; toutefois, l'option CCO - avec copie masquée - enverra la copie avec davantage de confidentialité.

En utilisant BCC, les adresses de chaque destinataire sont masquées. C'est-à-dire que les destinataires ne verront pas à qui d'autre l'e-mail a été envoyé.

Corps

C'est l'essence du courrier électronique. Tout ce qui est communiqué est exprimé ici, le corps est le message lui-même.

Il n'y a pas de limite de mots et il peut être étendu autant de fois que vous le souhaitez, mais il est recommandé qu'il ne contienne pas autant d'informations et s'il le contient, il est préférable de tout attacher dans un fichier.

Pièces jointes

Ce sont les fichiers ajoutés au message à télécharger par le destinataire. Ceux-ci peuvent être nombreux et de types différents.

Dans un courrier électronique, vous pouvez joindre des photos, des vidéos, des documents, des dossiers, des présentations, des feuilles de calcul, etc. Tous ces fichiers doivent être stockés dans l'ordinateur de l'émetteur.

La signature

Ceci est dans le bas de l'e-mail. C'est une signature préprogrammée et automatique à partir de ce moment pour tous les messages.

S'il s'agit d'une adresse électronique personnelle, vous pouvez ajouter des signatures personnalisées avec des expressions et des émoticônes.

Toutefois, s’il s’agit d’une adresse électronique professionnelle, l’entreprise doit porter des informations sur la personne qui envoie le message.

Il est conseillé d'utiliser le format qui serait utilisé dans une carte de visite. Indiquez le nom, le numéro de téléphone du contact, la société pour laquelle vous travaillez et votre poste, etc.

Comment un email est-il organisé?

Un email doit avoir une bonne formulation pour être compris par le destinataire. Lors de la rédaction d'un courrier électronique, vous devez prendre en compte certains aspects avant de l'envoyer.

Voeux

Ce doit être la première partie du message et c'est essentiel s'il s'agit d'un email formel. Il établit à qui le message est adressé et ce qui commence à être exprimé de manière cordiale.

La manière dont un message d'accueil est écrit dépend du destinataire et de l'expéditeur. S'il s'agit d'un e-mail professionnel, le ton du message d'accueil devrait être plus formel, mais s'il s'agit d'un e-mail personnel, l'expéditeur peut prendre certaines libertés avec lui.

Contenu du message

C'est la partie la plus importante du courrier. Ici, tout ce que vous voulez réaliser avec ce message est communiqué.

Un courriel professionnel doit être caractérisé par sa brièveté et sa concision. Allez droit au but, mais souvenez-vous toujours de maintenir un ton cordial, sans être extrêmement amical, car le contenu est surchargé de détails et le but véritable est perdu de vue.

Vous devez avoir une utilisation adéquate des signes de ponctuation. La raison en est que si vous ne les utilisez pas, vous pouvez perdre le sens du message ou l’interpréter de manière erronée. La langue écrite n’est pas aussi facile à déchiffrer que l’oral.

Il est plus facile de savoir à quoi se réfère quelqu'un si vous entendez le ton de la voix et la façon dont il est exprimé. cela ne peut pas être remarqué par écrit.

C'est pourquoi le message doit essayer d'imiter la conversation orale et d'indiquer explicitement où vous voulez aller en utilisant les signes grammaticaux et la bonne orthographe.

Ce message devrait établir l’objectif, les avantages et les exigences sans trop s’égarer.

Adieu

Ce segment est la fermeture du message. Pour remplir le but de communiquer tout ce qui est désiré, une bonne clôture est essentielle.

La fermeture doit avoir lieu après avoir établi tous les points du message. Il n’existe pas d’adieu idéal pour tous les courriels, car tout dépend de la nature du message.

Il est recommandé que les adieux portent le nom de l'expéditeur, bien que cela puisse varier en fonction de la situation. S'il s'agit d'un échange de courrier constant, le nom doit être omis après le premier courrier électronique.

Un courrier électronique de qualité et compréhensible ne repose pas uniquement sur le contenu du message, il s’agit le plus souvent de l’écriture et de la manière d’exprimer ce contenu qui est essentielle pour atteindre l’objectif dudit courrier électronique.