Les 10 caractéristiques d'une lettre officielle très importante

La lettre officielle est une communication écrite entre deux personnes qui peuvent se connaître ou non, mais qui de toute façon entretiennent une relation distante et respectueuse qui les oblige à conserver un langage formel.

Celui qui écrit la lettre s'appelle le destinataire ou l'émetteur; qui le reçoit est le destinataire ou le destinataire. La lettre officielle est généralement utilisée pour les communications entre entreprises, institutions de haut rang et entités gouvernementales, entre autres.

L’attribution de prix internationaux, de nominations publiques ou de reconnaissances est également utilisée pour participer.

Dans les lettres formelles, le langage familier, la familiarité, les idiomes et le tuteo doivent être totalement laissés de côté. Les formules de courtoisie universellement acceptées doivent être présentes et respecter une structure prédéterminée.

De par leur nature même, les lettres de ce type doivent être manuscrites ou imprimées sur papier et envoyées au destinataire dans une enveloppe scellée, bien qu'il soit vrai qu'à l'ère numérique actuelle, la structure de la lettre officielle est utilisée pour les communications envoyées à par courrier électronique. Cependant, ce dernier n'est ni le plus commun ni le conseillé.

Les 10 principales caractéristiques des lettres formelles

1- Langage formel

Le langage formel nécessite une utilisation correcte du vocabulaire, ainsi qu'une grammaire et une orthographe irréprochables. Le traitement doit être distant et respectueux.

Le traitement de l'expéditeur envers le destinataire doit être le vôtre; ne doit jamais être didactique, quel que soit l'âge ou le groupe du destinataire, qu'il soit ou non connu de l'expéditeur.

Même si le langage doit être respectueux, cela ne signifie pas que la gentillesse et la courtoisie doivent être mises de côté.

2- Intention concrète

Aucune lettre officielle n’est écrite sans une intention précise et un objectif défini. Avec ce type de lettre est destiné à communiquer quelque chose au destinataire ou demander des informations que l'expéditeur en a besoin.

Dans tous les cas, on cherche à impressionner positivement le destinataire et à prédisposer de manière favorable afin que le flux de communication se poursuive jusqu'à ce que les objectifs de l'expéditeur soient atteints. Les informations fournies doivent être aussi claires et complètes que possible.

3- La longueur

La lettre officielle est généralement courte et précise et indique directement l'objectif, après les salutations et les règles de courtoisie correspondantes.

Comme c'est généralement le cas dans les institutions, les entreprises, les gouvernements ou entre deux personnes qui n'ont pas de relations étroites, il est insensé de marcher autour des succursales, de faire une digression ou d'expliquer des problèmes qui ne sont pas centraux. De cette façon, les lettres officielles ne doivent généralement pas dépasser 2 pages.

4- l'en-tête

La lettre officielle doit être écrite sur le papier à en-tête officiel de l'entité ou de la personne qui l'écrit. Il s’agit généralement d’en-têtes de lettres dans lesquels seul le nom de l’institution ou de l’expéditeur peuvent figurer, bien qu’il puisse également inclure l’adresse du même.

Après cela, la date doit apparaître, précédée du lieu (ville) où elle est écrite.

Il est plus judicieux d’écrire la date sans abréviations, c’est-à-dire le mois écrit en lettres et l’année avec quatre chiffres. Il doit être aligné à droite de la page.

5- Traitement et accueil

Le traitement doit être formel et inclure le poste, la profession ou le domaine d'activité du destinataire. Par exemple: président, médecin, professeur, général, etc., suivi ou non du nom de famille. Évitez les salutations avec le prénom, les surnoms ou les surnoms.

Lorsque le destinataire est un couple, vous devriez vous traiter comme un seigneur et une dame. Les députés et les sénateurs sont traités comme des "honorables" dans certains pays, dans d'autres ils peuvent être "un Seigneur illustre".

La même chose se produit avec les autres positions gouvernementales ou les titres de noblesse, il est donc important de connaître le protocole de chaque pays.

Si un destinataire spécifique n'est pas connu, des formules impersonnelles peuvent être utilisées, telles que "À qui de droit" ou simplement "Cher Monsieur" ou "Chère Madame".

Pour le message d'accueil, vous devez ajouter des règles de courtoisie telles que "Cher", "Respecté", etc. Le formulaire "Cher Monsieur" est également utilisé comme message d'accueil officiel.

6- Le corps

Le contenu de la lettre devrait également commencer par une règle de courtoisie telle que: "Grâce à ceci ...", "Je vous écris ...", "Je vous adresse une grande respect à l'occasion de ...", "Servez ceci pour ... "ou un peu moins de protocole tel que" Tout d’abord recevoir un salut cordial ... ".

La lettre doit comporter des paragraphes courts et bien structurés. Le message doit être précis, concret et univoque.

Si c'est une demande, cela doit être fait directement; s'il s'agit d'une lettre informative, vous devriez aller droit au but. Gardez toujours à l'esprit que le destinataire est une personne occupée qui ne veut pas perdre de temps avec des discours inutiles ou difficiles à comprendre.

7- L'adieu

L'adieu devrait compléter l'idée centrale de la lettre, renforcer l'objectif et promouvoir l'action que l'expéditeur attend du destinataire ("j'attends votre réponse", "j'espère que les informations vous seront utiles", etc.).

La fermeture la plus courante pour les lettres officielles est "Sincèrement" ou "Très soigneusement", préférant ces formes à des formes plus familières comme "Un salut cordial", "Salutations", "Un câlin", etc.

Ensuite, vous devez placer la signature imprimée (nom et prénom en lettres moulées) et la signature de l'expéditeur. T

Il doit également inclure le poste ou le grade occupé par l'expéditeur, à savoir "Docteur", "Ing.", "Professeur" suivi du prénom et du nom de famille et, dans une ligne séparée, du poste: "Président du comité d'évaluation", "Ambassadeur de la République argentine ", " Secrétaire général ", etc.

8- Autres informations

Au bas de la lettre et après la signature, vous pouvez inclure, si nécessaire, une explication des annexes ou le nom des personnes qui recevront une copie de la lettre (indiquée par l'abréviation "Cc").

Ci-dessous et enfin, peuvent être incluses les initiales de la personne qui a dicté la lettre, c’est-à-dire l’expéditeur proprement dit (en majuscules) et celles qui ont transcrit (en minuscules) comme indiqué: ABC / def.

Étant une lettre qui a déjà été pensé, l’utilisation de post-scriptum n’est pas recommandée.

9- L'enveloppe

Chaque lettre officielle doit être envoyée dans une enveloppe, même si l'expéditeur et le destinataire se trouvent dans le même bâtiment (par exemple, une communication entre des services d'une même institution).

L'enveloppe doit avoir une taille correspondant à ce qu'elle contiendra, afin de ne pas devenir trop volumineuse. La lettre doit être pliée le moins possible (2 à 4 fois maximum), puisqu'un papier presque intact comportant trop de plis est beaucoup plus élégant.

Le nom et les données du destinataire sont toujours placés au recto de l’enveloppe et au centre de celle-ci. Le nom et les données de l'expéditeur peuvent se trouver au verso et sur le rabat de l'enveloppe ou à l'avant, en haut et à gauche de l'enveloppe.

Le quadrant supérieur droit du recto de l'enveloppe est toujours réservé aux timbres ou aux timbres.

Il doit être fermé avec précaution mais avec fermeté afin de garantir l'inviolabilité du contenu. Dans certains cas très cérémonieux ou élégant, il peut être scellé avec une cire à cacheter.

10- La réponse

Chaque lettre officielle doit avoir une réponse. Il doit être rapide, concis et conserver le même plan que la lettre officielle reçue.

Une lettre officielle sans réponse est considérée comme un acte irrespectueux et discourtois de la part du destinataire pouvant entraîner un effet totalement opposé à l'objectif initialement poursuivi.