Les 7 fonctions d'un assistant administratif principal

Les fonctions d'assistant administratif sont des tâches d'assistance et d'accompagnement des activités normales qu'une entreprise développe. Par conséquent, ils sont fondamentaux pour un fonctionnement efficace de celui-ci.

Ces activités sont généralement variables en fonction du domaine d'activité de la société dans laquelle elles travaillent. Par exemple, dans les bureaux spécialisés tels que les cabinets d’avocats, les participants suivent généralement une formation spécifique leur permettant d’exercer certaines activités.

Cependant, il existe des fonctions communes à tous les domaines qui concernent généralement la distribution et la gestion de l'information au sein du bureau. Cela comprend la gestion des documents, des archives et l'organisation d'événements.

Mais ces activités peuvent devenir beaucoup plus larges. Parfois, les assistants administratifs doivent également s'occuper du traitement des informations comptables et même garantir le fonctionnement des ressources technologiques de l'entreprise.

Les 7 fonctions principales d'un assistant administratif

1- Gestion de documents

L’une des fonctions principales d’un assistant administratif est d’aider les membres du bureau à gérer les documents et les dossiers.

Habituellement, cette tâche est liée au stockage, à l'organisation et à l'administration des fichiers.

Cependant, à certaines occasions, il peut également être nécessaire de rédiger, éditer et réviser des documents.

Dans certaines entreprises, on leur demande même de dicter des lettres ou des notes et d’enregistrer les procès-verbaux des réunions.

Dans certains cas, par exemple lorsqu'il s'agit d'un cabinet d'avocats, une formation spécialisée est nécessaire pour remplir ces fonctions: l'assistant administratif doit comprendre la terminologie et les procédures juridiques.

D'autre part, les assistants administratifs qui travaillent dans le domaine de la médecine ont besoin de connaissances différentes. Ils doivent avoir la formation nécessaire pour traiter avec les patients et lire les rapports médicaux.

2- Planification d'événement

La planification des événements au bureau incombe généralement aussi aux adjoints administratifs. La taille de cette responsabilité peut varier en fonction de la taille de l'entreprise.

Un événement peut être simplement une réunion ou un déjeuner d'affaires, mais il peut également s'agir d'un congrès ou d'une fête d'entreprise plus importante.

Dans les deux cas, l’assistant doit gérer tous les critères liés à l’événement.

Cela inclut de contacter les fournisseurs, de faire des réservations, de choisir des menus et de la décoration. Mais cela implique également de contacter, d'inviter et de confirmer les participants, les conférenciers et les conférenciers, le cas échéant.

3- Attention personnelle aux utilisateurs et aux visiteurs

L'attention portée aux utilisateurs est généralement l'une des tâches les plus courantes des assistants administratifs. Le public auquel l'attention est focalisée dépend toujours de la taille de l'entreprise et de son orientation commerciale.

Dans le cas de petites entreprises qui servent directement le public, il est possible que l’assistant administratif reçoive les clients.

Lorsque cela se produit, leur travail consiste à les guider et à les aider pendant leur séjour dans les installations de l'entreprise.

Dans les grandes entreprises, l’assistant administratif doit assister à d’autres visiteurs en tant que partenaires ou fournisseurs importants.

Dans ce cas, leur mission sera de les guider dans la réalisation de leur ordre du jour et des réunions avec la direction ou d'autres secteurs de la société.

4- Assistance téléphonique et virtuelle

Une assistance téléphonique et virtuelle fait partie de la catégorie de l’aide aux utilisateurs. Dans le cas d’une assistance téléphonique, l’orientation des clients et des partenaires est incluse, ainsi que l’organisation et la gestion des ordres du jour.

Lorsqu'elles font référence à l'attention virtuelle, les tâches dépendent des canaux fournis par l'entreprise pour le service à la clientèle ou la gestion des informations.

Dans certains cas, il s’agit de gérer le courrier électronique, de répondre, de transférer ou d’archiver les messages si nécessaire.

Dans d'autres cas, lorsque les canaux de communication virtuels sont plus diversifiés, d'autres tâches peuvent être incluses, telles que l'attention au public via des systèmes de chat ou même la réponse à des questions via les réseaux sociaux de l'entreprise.

Dans les grandes entreprises, il est habituel de disposer de personnel spécifiquement axé sur l'attention de ces canaux de communication. Lorsque les entreprises sont petites, cette tâche est généralement laissée à des assistants administratifs.

5- Administration des ordres du jour

La gestion des ordres du jour est généralement l’une des tâches les plus importantes des assistants administratifs.

Cette responsabilité inclut la réception des demandes de rendez-vous et de réunions par téléphone, en personne ou en ligne, et leur organisation dans l'ordre du jour en fonction de critères définis.

Cela inclut également la planification de réunions à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, les déjeuners de travail et les voyages d'affaires.

Dans ces derniers cas, il appartient également à l'assistant de réserver des vols, des hôtels, des restaurants ou des salles de réunion, selon les besoins.

6- comptabilité

Parfois, les assistants administratifs sont chargés de surveiller et d’enregistrer les dépenses engagées au sein de l’entreprise. Ces tâches peuvent être simples, telles que l’inscription de certaines dépenses dans un tableur.

Dans certains cas, l'assistant est invité à suivre une formation pour le développement de tâches plus complexes. Par exemple, vos responsabilités peuvent inclure la présentation de rapports comptables à la direction.

Cela dépend généralement de la taille de l'entreprise. Une grande entreprise a généralement des rôles plus spécialisés. dans ces cas, les informations comptables sont gérées par une personne embauchée à cette fin.

Cependant, l'une des compétences fondamentales de tout assistant administratif est le domaine des logiciels de comptabilité de bureau, tels que Microsoft Excel.

7- Management technologique

La gestion des ressources technologiques fait également partie des fonctions des assistants administratifs. En ce sens, sa responsabilité est de garantir que tous les outils nécessaires au fonctionnement de l'entreprise fonctionnent correctement.

Cela comprend, entre autres tâches, la copie de sauvegarde des informations contenues dans l’équipement informatique et la mise à jour de l’antivirus.

D'autre part, cela inclut l'administration d'équipements tels que des projecteurs et des ordinateurs portables.

Cela implique également la révision et la maintenance du matériel nécessaire au développement normal des activités relevant de leur responsabilité.

Cela ne signifie pas que l'assistant administratif doit avoir des connaissances techniques. Ses travaux consistent notamment à recruter du personnel technique qui effectue la maintenance du matériel sur une base régulière pour éviter les reculs.